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“双导师”交流会会务工作总结

作者:秘书学系2015级 李海梅    来源:秘书学系    发布日期:2017-06-07 点击次数: 字号:【  

   4月22日下午,由秘书学系2015级全体同学共同参与举办的“双导师”交流会落下帷幕。会议总体上取得圆满的成果,各年级同学在专业学习、技能提升、职业规划等方面均受益匪浅。但对全体会务组成员来说,会议的结束并不意味着工作的结束,及时的总结反思才能提升办会能力,真正实现以办会促学的目的。在本周三的《会议与活动组织》课上,郑丽芬老师带领大家对会议策划与执行的整个流程进行了梳理,结合同学们的亲身实践进行办会教学,鼓励同学们通过办会流程总结学习掌握办会的要点,从而提高秘书学专业学生的办会基本技能。课上,从会务总指挥到各小组负责人分别就自己所负责的工作进行了回顾和总结。大家开诚布公,肯定成绩的同时也不避疏漏。全程梳理下来,此次会务工作中的问题主要集中在以下几点:

   

  一.思想上对会议的认识与重视程度不够

  外联组提到,在过程中同学们基本上依靠老师寻求解决办法,而没有充分调动自身的自主性与积极性,例如老师的联系方式本来可以通过企业公众号找到,却还是要去询问老师。郑老师反馈,后勤组在借教室时,许多细节方面例如桌椅摆放、教室借用、费用问题等都需要提前与学校领导以及工作人员做好沟通,实际上却仍旧留给了老师去解决。这就反映了同学们对会议不够重视,并没有将本次会议完全担当起来,也没有站在较高的角度去审视整个会议,因而没有充分考虑会议的每个环节会出现的问题,而这些都有可能极大地影响整个会议的开展。

   

  二.人员分工不合理

  宣传组的海报制作、易拉宝、H5制作、会议邀请函等基本由组长一人完成,效率上大大降低,使得宣传工作被延迟,实际上应该在提前两周完成为宜。对此,郑老师建议,应将文书组单独分出负责文字内容,由宣传组负责美编排版,在内容和形式上分离,以提高宣传质量与效率。此外,后勤组总结道,由于组内成员对工作内容不明确以及负责人对组内成员不够了解导致工作时出现“没人管”、“扎堆管”、负责人不放心交付工作任务等状况,影响了实际办会的进程。对此,郑老师明确,负责人为更快更好地完成工作,应该遵循自愿、合适的原则分配组内成员。

   

  三.信息沟通不完善

  宣传组总结,纵向与老师沟通不充分,横向与其他组沟通不对称,大大影响了本组宣传工作以及外联组沟通导师的进展。财务组反映,信息沟通缺乏反馈,新闻组提前与后勤组沟通确定场地设备状况便可避免突发状况发生。因此各组负责人和老师们之间应该始终保证密切联系,确保工作顺利进行。郑老师说明,建立工作微信群是为了更好地沟通,所有组的进展与信息都应该主动、及时、简洁明了地反馈在大群里,以提高工作效率。负责人应该随时请示老师,在收到老师建议之后,对于老师的指导和意见要充分服从,例如伴手礼的准备应该充分体现文化底蕴。

   

  四.细节关注不充分

  外联组提到,换茶水的细节可能会影响到本次交流会的导师的印象;后勤组以横幅尺寸为例,说明了注重细节的重要性;财务组强调,报销单据一定要符合要求。郑老师补充道,外联组对于一三年级的同学到场监督还不够,这一细节可能影响到会议的整体效果;录音笔应该放在距离老师位置较近的地方,以保证良好的录音效果;中场视频应该尽早进行现场调试,充分考虑格式因素可能导致的差错。

   

  郑老师指出,秘书周及下半年的秘书大赛是秘书学专业的传统活动,也是考查同学们办文办会办事能力的重要实践环节。会务活动具有很强的实操性,建议将会议策划与落实细节流程化,将此次办会的经验文本化,全班同学分工合作,制作出《秘书周会务活动指南》为下一届秘书周会务人员提供参考,形成秘书学专业实践教学的规范性文本。

  在“双导师”交流会上,导师们提到,办会应该注意细节、同步沟通、守土有责、守望相助,这是同学们应该牢记于心的办会准则。经过本次交流会,同学们在错误中进行总结反思,明白了在实际办会时要注意人员合理分工、细节与信息沟通,还要充分重视活动,发挥自身主动性,对任务进行时间控制。相信通过一次次的实践锻炼,秘书学专业学生可以提升办会技能,在办会时更加从容与得心应手。

[责任编辑:李海梅]

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