公文名篇

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论公文语言的规范运用

作者:秘书学系17级 赵璐    来源:秘书学系    发布日期:2018-07-22 点击次数: 字号:【  

编者按:重视公文的语言,是各级各类文秘工作者适应时代发展的需要。作为秘书系的学生,我们需要通过掌握公文语言的特点与要求,用较为典型的例证,坚持从理论指导和实践检验出发,对公文语言的规范运用进行探讨与分析。选文不仅指出公文语言的规范要求,而且采用一系列的例子加以佐证,可以给读者留下更深刻的印象。

  论公文语言的规范运用

  作者:王斌    来源:中国知网

  2012年4月16日, 中共中央办公厅和国务院办公厅联合印发了《党政机关公文处理工作条例》 (以下简称《条例》) 。《条例》中的党政机关公文, 是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书, 是传达贯彻党和国家的方针政策, 公布法规和规章, 指导、布置和商洽工作, 请示和答复问题, 报告、通报和交流情况等的重要工具。《条例》中明确规定, 公文起草应当做到表述准确, 文字精炼。写作公文, 语言的运用是否符合要求, 直接会对文章处理事务、沟通关系, 达到预期写作目的等各方面产生不同的效果。

  一、公文用词要精准

  公文语言是以叙事和说理为主要特征, 以公务实用为目的的一种规范化的语言。语言对写好公文有举足轻重的作用。

  公文选词用语讲究准确、得体, 词语的选择就是在充分注意和把握公文词语特点、认真学习和储备丰富词汇的基础上, 根据行文目的以及语言环境的需要, 遵从语法规则, 选取最准确、最贴切且有效的表情达意的词语。在选择词语的过程中应注意以下10方面的问题:1.认真辨析词语的确切含义, 使词语的意义符合客观实际。2.意分辨词语的感情色彩, 以正确表达作者的立场观点。3.注意词语声音和语调对语义的影响, 以提高表达效果。4.注意词语间的正确搭配, 遵循语言法则。5.注意公文具体使用场合对词语风格的要求, 维护公文的严肃性及强制执行性。6.注意针对公文具体收受对象的特点选词。7.注意根据公文中所涉及的人和事物的特殊性质选词。8.注意根据上下文的需要选词。9.注意根据文种的不同特点选词。10.注意词语的规范性。

  这些都说明, 公文在内容上是不可随意歪曲的, 要深入调研, 掌握实情, 不能凭主观臆想, 必须客观、实事求是, 涉及的人和事必须是真人真事。如古人说的“一字入公文, 九牛拔不出”。表达的准确就是要一词一义, 即使是多义词, 在具体语言环境中其语义指向也必须是单一的。而且要求字、词、句的使用以及逻辑关系的体现要能够正确地表达意思, 实事求是, 恰如其分。在汉语中, 有大量的意义相同或相近的词汇, 称为同义词或近义词。同义词仔细分辨起来还是有些微妙的差异的。比如“优异”“优秀”“优良”, 这三个词粗看起来相近, 细看起来则有程度的区别。又如“鼓舞”“鼓动”“煽动”三个词, 从动作的方向和力度上看并无差异, 但感情色彩却很不同。公文写作必须在词语的细微差别和感情色彩上仔细斟酌。在选用近义词、同义词时, 要注意“辨异”。如“时代”“时期”“现代”“近代”都表示时间划分, 但它们所表达的范围大小不同。“希望”“盼望”“渴望”三个词都表达愿望, 但主观上的强烈程度却一个强于一个依次递增。“增加到”与“增加了”的数量不相等。公务语言是一种循规蹈矩的语言, 只传达词语的词典意义, 保证公文的不同读者在理解上能够趋向一致, 不致发生仁者见仁、智者见智的复杂情况。

  二、严肃庄重

  公文使用正规的书面语言, 避免使用俗语、俚语、口头语等。如一份干部考察材料是这样的:“张×, 他的媳妇叫李淑珍, 在新华商场卖货, 他有一个儿子, 一闺女, 都在上小学, 他的爸爸、妈妈都是农民, 现仍在老家××县种地……”等。这段文字中的“媳妇”“卖货”“儿子”“闺女”“爸爸”“妈妈”“农民”“种地”均是口语, 违背了公文应使用书面语的要求, 很不庄重。应改为“其妻”“担任售货员”“一子”“一女”“其父”“其母”“原籍”“务农”等。

  此外慎用方言、网络流行语, 在特殊情况下, 为了表达的需要, 非用不可的时候要用, 也必须进行说明。

  三、简洁平实

  简洁要求文字简单明了, 平易即平实易懂。公文的写作目的就是正确传递信息, 因此语言务必简洁。甲骨文, 是最早的公文, 1898年在河南安阳的殷墟发现, 最短几个字, 最多一百多字, 这个特点影响到今天的公文写作, 公文语言的简洁成为公文的特点。

  如:“从财政学的观点来说, 财政的钱只能一个顶一个用……决不能把拨给张三的钱交给李四支配, 反之亦同。信贷资金则不同, 张三把一笔钱存入银行, ……银行把这笔资金贷给李四, 李四就取得了对这笔资金的支配权;李四归还贷款后, 银行又可以把这笔资金的支配权交给第三者, 如此等等” (《中国金融、信用是扩大积累的有力杠杆》) 。

  在这里, 作者用简洁、通俗的语言准确地解释了财政资金和信贷资金的区别。为了简洁, 可以适当运用为大家熟悉的文言词语。

  四、公文中特殊事物和概念的表达要求

  一般情况下, 对于时间的表达, 应避免使用时间代词, 而应当使用具体日期。避免使用交代不够清楚的时间概念, 如“上月以前”“前年以后”等。年份一概用全数, 不得省略。例如“2003年”不能写成“03年”。表示地方的专用名词中, 城市、地区、县区、乡镇等名称第一次出现在文中时, 如属于国外的应冠以国别, 属于国内的应冠以所属省、自治区、直辖市的名称。所有国名、地名均应使用国家公布的标准名称 (包括标准译名) , 一般不使用别称, 国内地名不用简称。除出于特殊需要 (如保密等) 或表达对象在文中无重要和必要意义之外, 公文中的空间概念大都需精确表达。慎重使用表示处所的代词 (这里、那里等) , 以防止误解或费解。数字的增减要注意用词和概念。不能用“降低×倍”或“减少×倍”的提法, 只能用“降低百分之多少”或“减少百分之多少”。必须使用国家法定计量单位。公文中的数字, 除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语, 具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外, 其余均使用阿拉伯数字。引用统计数字要考虑使读者有真正的感受, 次要的、技术性很强的数字, 如无损于主题的阐述, 尽量不用或少用。“二”与“两”的用法不同:如果用作序数, 应当用“二”, 例如“第二”“二月 (即二月份) ”“二次大战 (即第二次世界大战) ”等;如果与量词连用, 应当用“两”例如“两个”“两次”“两次大战 (即第一次和第二次大战) ”等。结构层次序数:第一层为“一、”, 第二层为“ (一) ”, 第三层为“1.”, 第四层为“ (1) ”, 第五层为“ (1) ”。各种职务、姓名应用全称。当一个人物担负多种职务时, 只列出与文件内容有关的。列出一个人物的两个或两个以上职务时, 国内的应按先党内后党外, 由大至小排序, 国外的应尊重对方习惯或双方的需要。国外人士的姓名、职务应以新华社公布的标准译名为准, 如无标准译名应注意在所有有关文件中使用同一译名, 译名之后一般应用圆括号注明其外文名称。若干人物的姓名需同时并列出现在文件中时, 应按一定标准排序。表示全部或部分词语, 分别为一些副词、数量词以及名量词的重叠形式。如“所有、全部、凡是、完全、统统……”等就可用于表示全部。而“有些、一些、部分、大多数、绝大多数”等则用于表示部分。不能在一个语句中同时出现表示全部或部分的词语, 前后句子中出现的表示范围的词语不能自相矛盾。公文中表达程度的关键是选用各种副词、代词等词语。“很、太、最、更、更加、极其、非常、尤其、十分、过于、特别、比较、多么、大致”等副词, “这么、怎么、这样、如何、如此”等代词都可以表示程度, 可在被说明对象的前、后和中间起各种修饰、限制、补充的作用, 以表示这些对象所达到或所应达到的水平、限度。公文中的基本语气是平直而坚定不移的陈述语气, 在特殊需要的情况下还以换词或变更句式等形式加重或缓和这种语气, 以示强调或委婉。公文中常要表达一些主张, 要求对方做某些事情或制止、禁绝对方做某些事情, 这时的语气自然是祈使语气。其中表示命令、训诫的, 语气强烈, 神态严厉, 无可置疑;表示请求希望的, 则语气稍缓, 神态也有劝慰、商洽、盼望、召唤等等分别。公文中有时也需提出一些疑问请对方回答, 征询其意见或反映, 有时还自问自答或以问代答, 这时的语气即疑问语气。公文中的疑问语气种类较多, 神态变化也较复杂。公文中带强烈感情的感叹语气虽不多见, 但在这些为数不多的语句中, 其神态也有喜、怒、哀、乐、惊、忧等分别。它们常出现于需表示强烈态度、立场或需要表现较强感染力的场合。

  五、结语

  总而言之, “文秘工作是每个国家机关、企事业单位各项工作的形象窗口”, 在公文写作中把好语言关, 是文秘工作者重要的职责之一, 任何丝毫的疏忽都会影响机关工作的正常运行。强化公文写作的语言规范, 重视公文写作的语言运用, 这是新形势下适应时代发展需要、胜任履行领导参谋和助手职责的内在要求和必经之路。

  

  小编有话说:公文是一种特殊的文体,有着自身的规范要求。一是要有规范的程序,二是要有规范的格式,三是要有规范的语言。其中程序和格式都是相对固定的,而语言是带有个人主观色彩的。公文语言的使用对各级各类秘书来说都是值得仔细揣摩和甄别的。语言使用的准确性影响着公文的质量,因此我们应该重视公文的语言规范性,尽量避免不必要的问题出现。

  【责任编辑:赵璐】

  

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