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档案搬迁中的保护与管理

作者:张卫红    来源:《秘书工作》2017年04期    发布日期:2017-05-29 点击次数: 字号:【  

  库房选址要突出“独”,搬前准备要突出“全”,搬迁组织要突出“细”,搬运过程要突出“专”,搬后整理要突出“清”。

  随着城市建设推进,机关和有关市属行政部门率先搬迁的步伐逐步加快。档案搬迁事关各单位工作的安全性、延续性,是整体搬迁工作的重要组成部分。本文从档案保管的基本原则出发,就档案室搬迁中的档案保护与管理谈五点浅见。

  

(图片来源:百度图片)

  

  一、库房选址突出“独”

  要求独特。档案库房建筑设计及安全管理有严格的要求,在建造办公大楼时,档案管理部门应提前与工程建设监理方沟通,明确对档案库房地面的承载能力、抗震能力、防盗防火、温湿度控制等方面的特殊要求。要按照“八防”安全要求配备档案安全设备。如档案库房的门应是甲级防火门,牢固、保温、防火。档案装具布置应垂直于有窗的墙面,档案装具间的通道应与外墙采光窗相对应,便于通风降温。档案室的空调机最好安装在设备层,减少非档案人员进出库房的几率,降低对档案库房温湿度的影响,等等。地点独立。档案室应相对独立选址、与办公区分开为宜,或位于自然通风的中间楼层区域,以防顶层高温、底层潮湿等不利因素影响档案的安全保管。对库房内不同门类档案也应合理谋划区域,对文书档案、科技档案、声像档案、实物档案等实行分区域管理。

  二、搬前准备突出“全”

  台账清点要全面。在搬迁前应对档案进行一次全面清点,做好鉴定和登记造册,该销毁的销毁,该修复的修复。对存储不规范的档案进行认真识别、纠错、补录和清点。对已经过保存期限或失去保存价值的档案、资料登记造册,按规定和程序到指定地点进行销毁。对已有破损或字迹褪色的档案及时进行修复或复制。对文书档案、科技档案、声像档案和实物档案等不同门类的档案,认真盘点,分类做好台账,登记统计,使档案案卷目录与档案实体一一对应,真正做到摸清家底、心中有数,为档案搬迁作好准备。封存装箱要齐全。在档案封存、装箱工作中,要根据档案案卷的薄厚程度确定每个箱子所装档案的数量,不能太满或太空,太满容易使档案因挤压变形而造成损坏,太空则浪费空间,增加成本。每箱档案都要放置起止卷卡,中间如有缺卷情况,要放置代卷卡,代卷卡上要写明缺卷原因和追踪、核查情况。对于声像档案,不同材质的档案要分类装箱,以免不同材料之间相互作用而发生损毁,做到轻拿、轻放,避免磕碰。要注意档案出库时,温度变化不能太大,避免底片断裂。对于重要实物档案要用数码相机电子化,并将形成的数码照片按电子档案保存。锦旗、牌匾、奖杯等实物档案装箱时要按实物的载体分别装箱,并用辅助材料保护好,妥善保存,必要时可先将其分别装入定制的盒子再装入箱中,防止相互磨损和碰撞导致档案损毁。要认真做好档案纸箱的编号,编号规则可以按照“部门—新房间号—档案资料—公用—序号”的方式编写,序号尽量与档案柜号保持一致,以便清点档案。装好箱的档案要集中存放。为了保证案卷目录和实物一一对应,便于查找核对,要保护好档案柜上的编码,可用胶带粘牢或进行安全加固。还可以将原存放档案的库房录像,以便后期档案归位时作参考。腾空的档案柜要锁好并用胶带粘牢、封实,保管好钥匙,防止在搬运过程中档案柜打开。另外,装箱过程中辅助材料的选择也十分重要,一般采用减震材料、防潮胶条、隔离板、各种捆扎带和印制好的标签等。系统数据要安全。对档案管理系统、业务系统和各类数据库系统的管理软件以及其他确保电子文件可读取的专用软件等电子档案的迁移工作,要与系统开发商进行充分沟通逐一核对,形成档案系统资产清单。为保证搬迁前后档案系统数据安全,在做好日常备份的同时,建议采用不少于两次完全备份的形式进行数据备份,可于搬迁前一周和前一天进行。此外还需进行系统开关机测试,在做好数据备份后关闭系统,然后启动设备,确认可正常启动之后再关闭设备,然后下架。如果出现设备关闭后无法启动的情况,需在第一时间联系有关人员解决。

  三、搬迁组织突出“细”

  搬迁方案要细致。要保证整个搬迁过程安全有序,必须科学、系统地制定详细的工作方案,对搬迁工作的目标、任务、进度安排、人员保障以及工作流程等,均应提前筹划、周密部署。为防万一,还应制定应急预案,积极应对突发事件。档案工作的规律决定了档案安全管理方式的动态性、安全操作的复杂性和事故的多发性,由于搬迁工作涉及面广、人员复杂,有必要对搬迁工作中可能出现的问题加强分析研判,制定搬迁工作应急预案,防患于未然。应急预案应包括适用范围、实施原则、启动标准、指挥系统、指挥协调职责和报告制度等方面。要建立应急处置机制,提高应急处理能力,确保在出现问题的紧急情况下快速反应和处置,及时报告,及时处理,避免危及档案安全的情况发生。同时要加强领导,成立搬迁工作领导小组,并在小组的统筹协调下,制定搬迁方案和应急预案,落实搬迁过程中应注意的问题,包括搬运过程中的档案安全与保护、遇到突发事件的汇报与处理等,均要严密计划,精心实施,确保档案室搬迁工作安全有序进行。搬迁过程抓细节。在档案搬迁过程中,安全是第一位的。为确保搬迁过程中档案无破损、无遗漏、无丢失,组织工作一定要细而又细。要加强对参与搬迁人员的档案保护知识教育,尽可能减少人为因素对档案安全造成威胁的情况发生。要作好路线选择和重点档案的安全保护,建立安全保卫、交通、气象、档案等部门共同参与的协作联动保障机制,制定档案运输计划,对承担档案运输任务的单位提出严格要求,并按规定的线路运输。要在提高档案搬迁工作重要性认识基础上,取得有关部门的支持与配合。如联合保卫部门协助档案人员全程跟踪档案搬迁工作,可以对档案的安全保护起到积极作用。要注意搬迁时间的掌握,如档案库房要通风干燥、排除建筑水分后才可以搬迁。在具体搬迁实施过程中,往返于新旧档案室的路途时间应控制在安全范围之内,如需多次搬运的,要合理制定搬运次数以及每次的搬运数量,防止出现档案安全隐患。

  四、搬运过程突出“专”

  重点档案专人护送。在运输环节,要专车专人押送封好的档案箱,不得与其他办公用品混放,不得与易燃易爆和其他危险物品混放,坚决落实防火、防腐蚀措施,确保档案搬运途中完整无损。重点档案更要保证专人护送,做到点对点交接。搬运过程涉及人员较多,环境比较混乱,要采取防盗措施,防止闲杂人员乘虚而入,危及档案安全。重要地点专人引导。档案管理人员要全程监督指导参与档案搬迁工作,在新旧档案室和搬运途中的重要地点还应分别设立引导人员,确保档案安全和入库准确。严防泄密体现专业性。搬运前,该清退的机要文件要及时清退、登记、备案。对需要搬迁的涉密档案,要专柜保管好。在搬运过程中有关人员要严格遵守国家有关档案工作的保密规定,专人专车押运。

  五、搬后整理突出“清”

  入库清点要及时。档案搬迁到新库房后,首先要对所有档案进行清点、检查、消毒,按顺序上架。对于意外导致档案有缺失、破损或有污渍的,档案管理人员要采取各种有效措施加以修复或复制。对于那些不能重新整理的档案,要进行抢救性保护,如复印原件备查,输入电脑保存并进行拷贝,最大限度地保存原始档案信息。对实物档案要 !E 燥处理后,存放在专门的实物档案柜保存。库房管理要清明。新的档案库房应建立科学的管理制度,严格执行档案管理“八防”要求。针对不同门类的档案,采用物理、化学、生物等各种有效手段来防治有害物质危害档案安全,最大限度地延长档案寿命。如档案进库前用微波装置进行灭菌处理,可有效防止霉害的发生,用射线杀虫,可防治有害微生物及害虫侵害档案。其他的“防鼠、防光、防尘”等工作也要采取相应措施,杜绝有害物质和不安全因素危及档案安全。此外,还要加强对电源、水源、门窗和库房钥匙的管理,并经常保持库内空气流通、清洁卫生,保证档案安全管理。要充分利用技术手段开展日常运行维护工作,通过网络安全软件加强用户行为管理和监控,按照网络监控为主、现场监控为辅的原则,做好系统和网络的安全日常运维。运行系统要清理。档案室搬迁后,要做好有关档案系统的运行管理工作,确保系统迁移成功并长期持续稳定运行。要对档案系统数据库重新进行清理,完善数据库备份,进一步加强数据库管理、数据库版本以及用户、存储过程、定时任务等的确认及清理工作。要做好数据迁移,常见的数据主要是档案系统有关数据(电子表格及文档数据和数据库),要在新系统中恢复其可用性和完整性。要对防火墙和防病毒软件等进行清理和升级,并按照等级保护二级的要求进行安全加固,设置安全屏障防止计算机病毒入侵。总之,推动档案室搬迁工作安全有序进行,确保档案安全与完整迁移,是北京副中心搬迁工作的重要任务。我们一定要紧抓搬迁的准备、组织、入库等重要环节,想大局,抓细节,谋创新,做好档案室搬迁工作,并以此为契机加强档案保护与管理,推进单位档案工作实现质的飞跃。

  (作者单位:北京市经济信息中心)

[责任编辑:冉渝  平爱一]

 

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