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我国电子文件管理现状调查与思考(下)

作者:张宁    来源:中国知网    发布日期:2018-05-08 点击次数: 字号:【  

  电子文件管理方法的不科学,直接威胁文件信息资源的长期留存

  长期保管具有凭证价值的电子文件,使其具有持续的可读性和可用性是档案部门的根本职责所在。电子文件的特点决定了其长期保管目标不仅取决于后端的档案管理部分,还受到前端文件形成、流转、移交过程中各项工作的影响,比如电子文件的格式、元数据等问题。因此,电子文件管理强调全 程管理和前端控制。

  从前端看,关乎电子文件长期保管的一个重要因素是元数据问题。元数据的主要功能之一就是为电子文件的真实性和长期保管提供必要的背景信息。因此,从这个角度说,电子文件的管理是基于元数据的管理。缺少元数据,在某种程度上就意味着电子文件管理是无效的。通过对调查结果的综合判断分析,仅有6%的机构的电子文件元数据结构有专用于实现文件凭证价值和长久保存的元数据。事实上,由于目前我国电子文件元数据标准尚未出台,最好的办法就是参考国际标准。被调查对象中,没有一家机构采用国际(外)标准。38.8%声称遵循国内或行业标准采集归档电子文件元数据的机构, 其中多数机构遵循 GB/T18894-2002 管理电子文件,8%的沿用档案著录规则来采集归档的电子文件元数据。 另外8%的机构没有遵循任何标准。由此不难看出,元数据的管理严重缺乏规范性、科学性和统一性,这样即使得到所谓的元数据,也是不完整、不符合要求的。其结果必将导致电子文件真实性、完整性的认定以及长期可读性无法保证,自然也就无法满足电子文件管理的需要。

  从后端看,当电子文件移交并进入档案馆长期保管之后,有44.8%的档案馆保存的电子文件格式遵循了国内外相关标准,其中有7%的机构参照了国际标准,这表明我国电子文件管理尚未与国际接轨,标准化程度较低。10.3%的档案馆已经出现电子文件无法读取的问题,62.1%的档案馆未出现电子文件无法读取的问题,27.6%的档案馆尚未考虑此问题。这个比例足以引起重视,没有回答的近三成的档案馆可以推断处于风险之中,或忽视,或回避此问题。因此,至少有37.9%的机构已经发生或者存在影响电子文件长期可读性的风险。

  保证电子文件的长期可读性应该是档案馆的重要任务,但是高达86.2%的档案馆尚未制定电子文件的迁移规划,大部分机构仅停留在定期检查、保存软硬件系统、转换成通用格式等较为初级的措施上。更令人触目惊心的是,31%的档案馆未采取任何措施以保证电子文件的可读性,足见电子文件长期可读性存在的隐患有多大。

  电子文件管理制度的不健全,直接损害文件信息资源的整合与利用

  电子文件资源的整合和利用,是展现电子文件管理成果的主要途径。尽管有55.2%被调查档案馆认为有能力检索并提供所需信息,但是,我们从对电子文件归档、电子文件系统功能和电子文件长期保存问题的分析结果中可以推断出,前端的准备工作如果无法保证,那么后端的开发利用根本就无从谈起。

  归档移交,是电子文件资源整合和利用的前提,没有真实、完整、充足的电子文件信息通过规范的程序进入档案馆, 电子文件的利用就是无源之水。而调查数据一再表明,目前档案馆不但在接收、管理和利用制度上存在着明显的缺失,而且在接收和利用的方法途径上也难以符合电子文件的特点和需求。

  长期保管,是电子文件利用的保障。如果电子文件无法读取,那么利用也就无从谈起。前文第3点分析已经明确地揭示出档案馆在长期保管方面存在的很多问题和风险,这势必将影响到电子文件资源未来的整合和深度开发利用。应对电子文件管理制度问题,一方面需要不断的建立和完善,另一方面则需要档案机构切实的贯 彻执行下去。数据表明,尽管已经有一半的档案机构已开始对电子文件归档进行监督或指导。 虽然这个比例已经超过半数,但一方面,从原则上说,指导归档是档案机构的基本职能之一,每个档案机构都应该不折不扣的履行这项职能,其目标应该是100%;另一方面,由于很多档案机构都尚未制定科学的归档制度,因此,即便是监督或指导,也不是有根有据、科学合理的。

  电子文件管理系统功能的不完善,直接影响文件信息资源的管理水平

  电子文件管理系统是管理电子文件的主要工具。信息社会的文件管理就是要通过完善、科学的管理系统实现传统管理活动的自动化和智能化。电子文件管理系统根据使用主体的不同,分为文件形 成机构的电子文件管理系统和档案机构的电子文件管理系统。在文件形成机构的调查中,已经使用电子文件管理系统的机构占79.6%。但由于我国尚未出台电子文件管理系统功能需求标准,对电子文件管理系统的建设科学的指导,因此,现存系统(或模块)在功能上差异较大。

  首先,从系统接收范围的角度看,在这些已有电子文件管理系统(或模块)的机构中,仅有25.6%的系统能接收和管理机构内部形成的所有电子文件。74.4%的电子文件管理系统(或模块)不能接收和管理数据库、电子邮件、多媒体文件、网站文件等。在对档案馆的调查中,已经使用电子文件管理系统的机构有48.3%,是没有使用电子文件管理系统机构24.1%的两倍,但仍未过半数。在系统的接收范围上,由于没有统一明确的规定,各地档案馆不尽相同。 24.1%档案馆的电子文件管理系统能够接收本地区各机关现行、半现行的行政电子文件,17.2%档案馆的电子文件管理系统能够接收本地区各机关现行、半现行和非现行的行政电子文件。

  其次,从系统功能的角度看,大部分机构声称电子文件管理系统(或模块)仅具有归档、备份、长期保管的功能。 但至今由于我国尚无电子文件管理系统功能需求规范, 造成有37 家单位的系统声称具有归档功能,却没有一家有规范的功能需求;11家单位的系统声称具有鉴定功能,却没有一家有电子文件保管期限表;22家单位的系统声称具有元数 据捕获的功能, 却没有一家执行元数据规范;34 家单位的系统具有长期保管功能,却有21%已经出现了电子文件无法读取的情况;17 家单位的系统具有迁移功能,却有仍有24%已经出现了电子文件无法读取的情况。 这说明我国中央国家机关尚无功能齐备的电子文件管理系统。

  再次,从元数据角度看,前文已提及,只有2% 机构的电子文件管理系统(或模块)具有元数据捕获和对电子文件真实性的认证功能。不能对元数据进行统一管理的系统可以推断为不合格系统。

  此外,多数机构的电子文件管理系统的功能仅局限在接收、简单管理、提供利用电子文件:10.3%机构的电子文件管理系统仅能够接收电子文件,并提供查询利用,27.6%机构的电子文件管理系统能够对电子文件进行简单的接收、管理和提供利用。这类系统不能算作是真正意义上的电子文件管理系统,充其量只能算作现行文件的集中发布平台。

  由此可以得出这样的结论,电子文件管理系统的发展呈现不统一、不平衡和不完善的状态,大部分只是充当简单的接收、发布平台,并不是真正意义上的电子文件管理系统。同时,还可以看出,由于缺乏统一的建设标准,电子文件管理系统的建设整体上处于低水平的重复建设,不但耗费大量的人力物力和财力,而且为日后电子文件的有效管理和共享带来了严重的风险隐患。

  以上对我国电子文件管理现状的调查和分析,为我们敲响了电子文件管理的警钟。国际上电子文件管理方兴未艾,发展日新月异,管理水平逐日攀升,而相比之下我国却仍然处在缓慢的匍匐前行阶段。如果不抓住时机,尽快建立健全电子文件管理体制,改进和提升电子文件管理水平,那么,我们与世界的差距将越来越大。

【责任编辑:宋欣彤】

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