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嘉年华|专访会务组组长:默默守护

作者:秘书学系2018级徐建华【原创】    来源:秘书学系    发布日期:2019-11-28 点击次数: 字号:【  

   

【编者按】

  2019年11月23日,秘书学专业嘉年华圆满落幕。绚丽的舞台背后,是会务组成员们在默默守护。三十个日夜的辛勤付出,促成了嘉年华三个小时的璀璨夺目。本届嘉年华共分为文书组、宣传组、后勤组、外联组、节目监制组、财务组、多媒体组、场控组八个会务组,所有成员都凝聚在一起为共同的目标尽心尽力。今日走进以组长为代表的的会务组成员,听听他们诉说酸甜苦辣。

 

   

文书

 

组长:赵璐

主要工作

 

  1.准备嘉宾的发言稿、大赛指南、各种需要发送的通知、大赛全程的PPT;

  2.活动当天,控制PPT的放映、协助统计选手的分数、全程的会议记录。

   

念念不忘本次大赛中最令你记忆犹新的事情是?

 

  我们文书组最开始是最少人选择的,我也是不得已而为之,然后我们文书组就是这样子聚集在了一起。原本我以为繁琐的工作在任务分配时会很麻烦,我在任务分配之前十分纠结,害怕分配到大家不愿做的工作,任务发布之后我仍然有些担心,生怕自己的举动让自己的小组员不愉快,但我的组员们都十分善解人意,非常配合,没有一点儿抱怨,高质高效地完成任务。如果真的要说哪一件事最让我印象深刻,说实话并没有,让我印象深刻的是我组里的小伙伴,她们才最让我印象深刻。

   

薪火相传对于下一届的秘书学专业嘉年华有什么宝贵的意见呢? 

 

  这次活动以一个全新的形式展开,按理说我们需要更多的时间来准备,但是留给我们的时间并不多,有些事情完成的很匆忙。虽然最后的结果还不错,但是希望下一届的活动可以争取更多的时间,这样的话活动可以完成的更加完美。

  另外,我们文书组其实算得上是一个幕后组,和其他组的联系并不是很密切。我觉得这次大赛成功的决定性因素是彼此之间的配合与理解,要是在活动准备阶段有一个更加清晰的工作筹备流程,我想工作会进行的更加顺利。

 

宣传组

 

组长:徐丽洁、吕爽、张珮琳

主要工作

 

  1.负责微信公众号、秘书网站的外宣工作,提前安排好要发的文章主题及发文时间,审查完成的文章,现场进行微博直播。

  2.设计大赛的logo宣传手册、节目流程单、海报、易拉宝等等。

 

气大赏在咱们宣传过程中最受欢迎的环节是什么呢?

 

  要说我们宣传环节最受欢迎的,肯定是团队人气奖投票的那篇推文了,点击量破千,可谓是秘书网站近年来的最高值。这是我们今年创新的一个环节,通过这样的环节,让更多的人了解到我们嘉年华,并且增强了线上线下的互动,也让选手们把这个活动推广出去,扩大了我们专业的影响力,一举多得。

   

心得体会经历了本次嘉年华,你有什么心得与体会呢?

 

张珮琳:

  对于我来说,作为一个组长,最大的挑战是如何在有限的人力、物力、和时间条件下,高质高效地完成本组的任务。在推进的过程中,及时有效沟通是我得到的另一个成长。最后是明白了所有人是一个整体,就像本次大赛的主题“聚火散星”,正是因为他们的存在,我们才叫一个整体。

 

吕爽:

  我最大的心得体会就是,只有敢不敢想,没有能不能做。每年的宣传工作大同小异,但嘉年华都全新升级了,我们也不愿囿于一隅。从网站的角度来说,每一篇文章从来都不是简单文字的排列,我们寻找了创新点,增强了文章的可读性。从微信的角度来说,增强了和线下的互动,同时我们又创新性地将网站的链接加入微信推送当中,使得网站和微信就同一个主题,不同角度做出的不同文章,通过链接这种方式合而为一,还原事件更多的本来面目。我们不仅在本校这两个平台上有所作为,还致力于将本次活动推出去,例如我们向商业网站投稿,将拍摄的视频制成抖音,大会上全程直播,都是非常新奇有趣的方式,真正做到了对外宣传。我们设想时认为有许多不可能,但最后我们真的做到了。

 

徐丽洁:

  以前我们是秘书大赛的参赛者,现在我们成为了办会者,确实不太容易,也出现了许多问题,但经过不断的修改和完善,宣传活动圆满完成。我很感谢秘书网站小编们的支持,他们在参赛的同时能保质保量推文,实在很不容易,秘书网站的小编们都辛苦啦!

 

后勤组

 

组长:吴倩、宋竺芯

主要工作

 

  1.嘉年华之前,购买物资、打印文件(包括海报易拉宝、节目单、大会手册、选手胸牌、嘉宾证等)

  2.嘉年华期间,搬运物资、布置会场、嘉宾观众签到、准备嘉宾茶歇、辅助抽奖和颁奖等

  3. 嘉年华之后,收拾会场、搬回大赛剩余物资、清点物资

   

趣闻乐事后勤组一直都在幕后深藏功与名,有没有想和大家一起分享的趣事呢?

 

  1.在准备购买物资时,后勤组与财务组、节目组讨论需要购买的东西,除了后勤本身所需,节目组也由我们购买,而预算已经超额。我们和财务组压缩各种物资资金,节目组需要买的物品因此遭殃,导致后期节目组组长一见到我们,就怕我们又要减物资资金。

  2.在布置会场时,我们最初把它想得过于理想化,以至于到达会场时有些手足无措。会场后面的照片墙,挂的时候,由于缺少钉子,掉下许多次,我们专门跑去教四楼借了十几颗能钉在墙上的钉子才固定住。

  3. 最有趣的是,三年来,我们和班里有的同学没有说过一句话,结果因为布置会场,我们发现这些同学挺可爱的。

   

困境成长在筹办大赛的过程中遇到的最大困难是什么呢?

 

  自己未掌握的事项最困难,比如打印大会手册的时候,要求在10号定稿后后勤着手打印,但是因为各组进度问题,时间推迟到16号,然后后期又出现了各种各样的问题(包括内容的文字,排版,设计),导致我们久久等不到他们出最终稿。最后21号定稿后,我们马不停蹄去打印,又发现手册里面有一个特别大的问题,我们请打印店的叔叔帮我们修改,最后才顺利打完这20份手册。

 

外联组

 

组长:赵倩

工作内容

 

  1.联络并接待嘉宾,收集嘉宾相关信息;

  2.联络并接洽观众,与观众沟通及传达信息。

   

困境成长本次嘉年华中,有没有遇到什么困难呢?

 

  困难肯定是有的,但我们都做到了巧妙化解。一方面,许多嘉宾事务繁忙,微信联系不上,因此我们外联组的成员通过各种渠道,采取诸多办法,选择恰当时间,坚持每日联系,这才能较快地收齐嘉宾信息。另一方面,在与嘉宾沟通过程中,注意言语措辞与态度也是很重要的要求。外联组每个成员都尽可能的展现自己良好的态度,但也因为经验缺乏而遇到一些问题,后期大家也都在慢慢修正,获得了成长。

   

链接嘉宾嘉宾们最喜欢现场的哪些环节呢?

 

  嘉宾最喜欢的是胜利之塔、高山流水、知识巅峰这三个环节哦!

 

节目监制组

   

组长:徐璐瑶、吴秋鸿

工作内容

 

  1.赛前制定大赛赛制、大赛流程细节审核与编排、发布大赛信息;

  2.赛中调控大赛各环节、现场各环节计时计分。

   

念念不忘本次大赛中最令你记忆犹新的事情是?

 

徐璐瑶

  第二组的特殊性使我记忆犹新,它由一位18级的学妹和四位19级的学妹组成的。第一次彩排时,四位19级的学妹提前一个多小时到达彩排现场,一遍遍地排练亮相动作,她们每个人都按要求整整齐齐地穿着队服,头发一丝不苟地扎了起来。虽然她们路途遥远,交通不便,但仍在尽她们最大的努力去克服困难,我被她们认真的态度感动了。

 

吴秋鸿

  选手大赛当天的亮相出乎我的意料。因为几次彩排时,选手们表现得都不太在意,表演效果不佳,令我们工作人员感觉羞于出手。但是在大赛当天,大家的表演都很新奇流畅,使我眼前一亮。

   

惊心动魄现场有没有发生过什么意外?最后又是如何解决的呢?

 

  设备进行调试后,现场播放的视频效果比彩排差,这个蛮出乎我们的意料的,而正式比赛已经开始了,我们只能将就。

  胜利之塔准备的扑克牌丢了一副,导致一个小组没有新牌。最后,我从其他小组收集了很多未使用的牌,从中数出54张给选手使用。

  古琴表演时,老师的琴桌的高度是特制的,然而我们忘记与老师沟通琴凳的问题,已有的凳子不适用。最后我们多方联系,希望能够借到一个合适的凳子,最终从音乐学院的朋友那里借到了一个表演凳,演出圆满完成。

 

财务组

 

组长:高宇

主要工作

 

  1.制作预算表、发放预算、制作财务表;

  2.管理发票及收据,核查各组财务及物资。

   

念念不忘本次大赛中最令你记忆犹新的事情是?

 

  比较精彩的环节应该是选手亮相的环节。由于不像去年的选手亮相环节有诸多限制,今年的选手大多都放飞了自我,跳舞的队伍和做广播体操的队伍令人印象深刻,非常具有新意。

   

困境成长在筹办大赛的过程中遇到的最大困难是什么呢?

 

  我认为难题主要有二。一是与各个组沟通协调,二是如何使预算决算分毫不差。在确定预算的环节,不少组别都希望拥有尽可能多的资金进行购买物资。于是财务组就要与各个组别进行沟通,使用微信沟通时如何礼貌又准确地使每个人都有一个满意的结果实属不易。

 

多媒体组

 

组长:何天择

主要工作

 

  1.各类视频的拍摄、剪辑、制作;

  2.现场照片和精彩瞬间的抓拍。

   

花团锦簇现场的摄影过程中有没有遇到什么精彩瞬间呢?

 

  感觉大家对古琴表演高山流水及茶艺书法展示特别喜欢,涂老师营造的优美意境和茶香书韵相结合,现场的选手与观众特别陶醉!

   

薪火相传对于下一届的秘书学专业嘉年华有什么宝贵的意见呢?

 

  希望下一届的视频组可以从一开始就想好自己最想做的视频是什么样的,做出让自己满意,也让大家满意的视频.

 

场控组

 

组长:王维正

主要工作

 

  1.会场布置、会后恢复;

  2.维护现场秩序。

   

惊心动魄现场有没有发生过什么意外?最后又是如何解决的呢?

 

  嘉年华当天,由于观众十分热情,会场上出现了座位不足的情况,甚至少了一个老师的位置。我们迅速将主持人的凳子替换过去,多加了一个凳子在嘉宾席上。

   

【小编有话说】

  总结不是批判,而是给未来铺路。在一届又一届的总结之中,秘书学专业传统薪火相传。

  听完各位会务组组长关于本次嘉年华的分享 ,诸位是否收获良多呢?明年的同一时间,18级文秘5班的宝宝们将接过嘉年华会务组的接力棒。明年的秘书学专业嘉年华又会和大家碰撞出怎样的火花呢?让我们来年再会,期待新的篇章!

   

编辑:徐建华

校对:王慧宝

策划:吕爽

审核:吕爽 徐丽洁