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专访|会务组是一个什么样的存在?

作者:秘书学系2017级夏慧敏、颜思怡【原创】    来源:秘书学系    发布日期:2018-11-14 点击次数: 字号:【  

【编者按】

  这个十一月不平凡!2018年11月3日至4日上午,首都师范大学“性别与文化论坛”暨改革开放四十年:性别意识的兴起与拓展”学术研讨会在北京裕龙国际酒店成功举办。七位2016级秘书系学生有幸参与了此次论坛的会务组织活动。她们分别是吴盼盼、洪蕾、王嘉慧、吕帅、卞玉洁、杨芳、王中兰。为了深入了解其工作情况,小编邀请她们入驻官网分享体验。

图1  七位会务组成员合影(左起:杨芳、王中兰、吕帅、卞玉洁、洪雷、王嘉慧、吴盼盼)

     

Q1.这是一个什么样的会议呀?

  这是2018年首都师范大学性别与文化学术论坛,来自北京大学、清华大学、北京师范大学、中国人民大学、中国社科院、中央戏剧学院、南开大学、武汉大学、郑州大学、江苏省社科院、华侨大学、台湾淡江大学、澳大利亚翻译学院等国内外众多高校的知名学者与作家,以及来自人民网、中国新闻网、中国网、凤凰网、《文艺报》、《妇女报》的媒体代表共计近百余人参加了本次论坛。

  论坛由首都师范大学中国女性文化研究中心主任、《中国女性文化》学刊主编艾尤策划,秘书学系教师郑丽芬担任会议会务组的组长,两位现当代文学专业研究生协同负责,七位2016级秘书学系学生参与会务组织工作。

图2 学术论坛海报

     

     

Q2.会务工作听起来很不错!具体工作有哪些呢?

    组织、协调、文稿撰写、全程控制等工作是会务组的主要工作内容。七位秘书系学生作为会务工作人员,负责会务工作。按照会务的组织流程,分为会前、会中、会后。

   会前:采购、收集物资,租借设备,联系相关人员,辅助文书工作,制定会务流程。

   会中:拍摄照片,礼仪引导,收集、播放ppt,布置茶歇,会场签到,发放餐票,调换桌签。

   会后:整理会务资料,上传照片,归还设备。

图3 会务工作证 

     

Q3.作为在校生参加这样的实践项目,会议过程中的工作情况如何?

  会议总体很顺利,但也出现了问题。比如茶歇准备不当、任务分配不明,从而导致会场工作忙乱、投影ppt出故障等状况发生。好在及时处理,没有给会议的进行带来较大影响。工作过程中最难的是会务人员之间的配合,大家各有各的工作,工作量也不同,总会出现一个人忙不过来的情况。这个时候需要团队内部相互协调,某个方面出现问题时要一起解决,而不是只顾自己。总有一些状况是事前预料不到的,这个时候就得靠大家齐心协力才能解决。

     

Q4.团队有没有意见不统一的时候?

  在会议筹办时,任务分工已经完成。每个人根据分配任务按部就班,按时汇报进度。产生分歧时,如果能心平气和地坐下来商讨,不带情绪面对冲突,问题就能很顺利的解决。同时,会务组经常开会,一起讨论解决大家遇到的任何问题。这样既增加了团队成员的深层交流,及时解决问题,又保障了后续工作的稳定进行。是很好的的解决方案。

    

  从会务工作人员的回答中,我们了解到会议进行得很顺利!这离不开每个团队成员的辛苦付出。通过深挖,小编又探寻到了诸多“秘密”:会务工作组是如何进行内部分工的?会议现场哪些事情“值得一提”?!七位会务工作者的内心OS又是什么呢? 一起跟着小编揭开会务组织神秘的面纱吧!

        

单人感受集锦

        

   

【小编有话说】

  通过采访七位会务组工作人员,小编了解到:这个会议不仅是北京市的学者聚会,更是大陆连接港澳台和国外当代文学的枢纽。在组织会务过程中,七位同学都因为认识了这个领域的很多大咖而兴奋,直呼绝对是个开阔眼界的好机会!还希望以后自己可以作为受邀嘉宾去参加这种重量级别的会议。

  此次采访,小编既体会到会议本身给她们带来的巨大收获,也感受到会务组织者“大写的累”!会务组织作为秘书工作必不可少的一部分,不仅需要秘书工作人员具有专业的知识和相关的会务礼仪,还需要顾全大局的宏观视野和齐心协力的意识。

  从早上六点到晚上九点的忙碌,会上专家们精彩的观点,所有会务组织人员的齐心配合,还有工作实践过程中的点滴感悟……这都将成为本次会议给七位同学的烙印。我们也希望更多秘书学系的学生可以参与此类会务组织活动,让其成为秘书学专业学习的第二课堂!

   

编辑:夏慧敏 颜思怡

策划:牟沁妙

审核:牟沁妙 陈慧洁