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活动背后——听朋辈交流会幕后人员如何说

作者:秘书学系2013级 徐梦姗 蒋晓彤 马铭晨    来源:    发布日期:2016-05-15 点击次数: 字号:【  

  【编者按】第三届秘书周系列活动之朋辈交流会已经成功举办,让我们看看在幕后的筹备组工作人员蒋晓彤、马铭晨对于本次交流会有怎样的看法呢?

   

  问:作为工作人员,你们在交流会筹办的过程中遇到了哪些问题呢?

  :在前期准备过程中,我负责联系嘉宾的工作。我先后联系了四位学长学姐,初步确定了大概三位可以参加。但是张磊学长因为工作原因在联系上的后一天直到交流会举办当天中午都不能使用手机,但是在这种情况下,我需要在8小时内确定所有嘉宾的时间,并和老师与同学们商量,找到一个大家都能参加的时间,我认为只是一件比较考验我沟通协调能力的事情。

  在初步确定时间后,因为学长学姐们工作都比较忙,所以时间只是暂定,还需要我进一步跟进。借鉴了秘书大赛联系嘉宾的经验,我分别在交流会开始前一周,前一天以及当天中午都与他们进行了沟通。在开始前一天,我与易培琳学长确定时间的时候,我听出了学长的声音很沙哑而且不停的咳嗽。我赶忙问了原因,学长告诉我他现在得了重感冒,担心明天嗓子可能说不出话来,经过我们商量,最终还是让学长以养病为主。虽然有这个突发事件,但我与姗姗之前已经考虑过这个问题了,采取了请两名先考研后就业嘉宾的策略,所以我们应对起来还算从容。

  交流会当天,我提前半小时与学长学姐沟通,张磊学长临时有急事无法准时到达。我一接到学长电话赶紧与主持人进行沟通,让她及时调整顺序,将张磊学长的分享靠后进行,给学长足够的时间赶过来。

  :因为我在交流会中主要负责采购,所以问题主要出在这一方面。因为采购过程涉及到发票问题所以需要十分慎重,尤其是在淘宝店购买。许多店家会拒绝开发票或者拒绝开细目,所以在寻找合适的淘宝店上花费了一番功夫。但是收货之后又会遇到发票并没有随单发出或者格式不对等情况,因此就需要和卖家一遍遍地沟通,但是到最后幸好发票的格式面值都对。还有一个问题就是,男生少取快递、采购食品很艰难等等。

  问:确实,在人员确定和时间调节的问题上是很难把控的,但是你们做的很棒!你们觉得在活动前期,在人员安排和活动策划方面有什么问题吗?

  :我觉得在这个方面我们组长徐梦姗做的很好,特别有担当。因为我们现在处于大三第二学期,大家时间都非常有限,比如我就在准备考研,比较忙。但是对于班级的事情,作为一个班干部甚至一名普通同学来说都应该是义不容辞的。姗姗很不好意思将工作分给我们组员去做,她怕会打扰到我们的学习和实习。但是经过我们的沟通,比较合理的进行了分工。如果要说问题的话,可能就是她自己承担的有点多了~但是我们都尽自己所能帮助她,也是为班级贡献自己的一份力。比如在联系接待嘉宾之外帮她一起完成PPT的制作,在当天和我们组的李彤彤、马铭晨、龙欢还有其他班干部一起布置现场,而且我们班的班长秦斓庭亲自上阵主持交流会等等。

  :对,而且我感觉采购需专人管理,有专人管账专人管钱,而不是分成几部分。

  问:经过这一次活动之后,你们有什么经验给下一届的学弟学妹吗?

  :经验谈不上,可能就算一些小建议吧。首先一定要做好分工,尽量把工作平分给每个人,这样在效率提高的同时可以更加轻松应对。其次是在联系嘉宾的时候一定要做到说话有礼貌,有条理。尽量设身处地的为嘉宾解决问题,让他们感受到我们是真正为他们考虑的。最后一定要做到在上述三个节点(活动开始前一周、一天、当天提前半小时)进行时间的确认,这样才能确保活动不会因为嘉宾的问题而出现任何差错。

  :若还是办交流会,采购组最好一个男生一个女生,女生负责算账买东西,男生负责帮忙取快递。还有,交流会桌子的摆法及人员的组织可以换个形式,后排的同学会不太方便。

  问:好的,谢谢你们的建议。通过本次交流会,你们的收获都有哪些呢?

  :每一次活动都是一次成长,虽然辛苦,但是真的收获颇丰。从大一、大二的学生工作开始,到上次秘书大赛,再到本次交流会的成功举办,我从中学到了一下几点。第一是要对工作认真,不论如何一定要在时间节点前完成自己的工作,不然势必会对其他工作伙伴的工作造成影响,甚至会进而影响全局。第二,我们一定要礼貌,专业的与嘉宾接洽。从前期联络,现场迎接,后期感谢等方面,彰显我们秘书学子的职业素质。第三,要善于多向老师和有经验的学长学姐请教,前辈的一句话可能就可以成为解决现有问题的金钥匙。

  :总的来说,感觉交流会办的很成功,99分吧(剩下的一分不让你骄傲)。跟学姐学长的交流过程十分有趣,而且冷餐会的形式也很新颖。在准备过程中,采购及其他工作虽然繁琐但是却有乐在其中。

   

  交流会开始前工作人员们在现场布置 秘书学系2014级郭昱/摄

   

  交流会中游戏环节,大家积极参与 秘书学系2013级赵文迪/摄

   

  (责任编辑:徐梦姗 石燕)

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