职业观察

您的位置: 首页 | 业界动态 | 职业观察 | 做好会议记录要特别注意这三件事

做好会议记录要特别注意这三件事

作者:邓倩    来源:秘书工作网    发布日期:2017-03-29 点击次数: 字号:【  

      会议记录是办公室的一项日常工作,看似简单,真正做好并不容易。它需要在会前、会中、会后投入足够的时间和精力,充分考虑多种细节与因素。结合工作实际,我觉得做好会议记录应着重把握好以下三点:

 

(图片来源于网络)

 

一、准备细致到位

       认真细致的准备工作是做好会议记录的重要保障。会前,记录人要对会议议题、主要内容进行详细了解,对以往相关会议讨论情况、会议决议等做到心中有数。会议记录通常采用现场文字记录(笔录或电脑记录)和录音(或录像)记录相结合的方式,一方面可以确保记录内容的全面、准确;一方面也对有关准备工作提出了较高要求。对此,记录人应养成一种职业习惯:提前到达会场、提前调试记录设备,避免因准备不足而影响会议记录效果。

 

二、记录完整真实

      一份完整的会议记录,除了会议主要内容外,还应包括会议名称、地点、起止时间、主持人、记录人、参会人员、列席人员、缺席人员、会议讨论议题等要素。会议记录的目的,就是要忠实记载会议召开时的情景,以便日后查阅。这就要求会议记录必须真实,不能夹杂个人观点,更不能有意增减发言内容。要尽量将发言人所说内容全部记录下来,保持语言的原汁原味。为确保会议记录内容的真实可靠,对于一些重要会议,可以会上录音、会后整理,即便是重复的发言内容也如实记下,力求准确还原发言者的每一句话、如实反映会上的讨论情况。记得有一次,一位领导前来查阅会议记录,想要看看关于某个问题形成决议前会上的具体讨论情况。通过查阅当时的会议记录,我们很快找到了会上关于这个问题的一句意见,就是这关键的一句话,为领导向有关部门进行解释提供了依据。试想,如果当时的会议记录只是粗略地记下发言要点,这句极其重要的话很有可能会被漏掉。

 

三、整理准确及时

      会上记录的内容只是一个草稿,会议结束后,须在草稿基础上尽快整理成要素完整、文通字顺、格式规范的会议记录。在此过程中应注意以下几点:一是对记录内容查漏补缺。根据会议录音等对记录文稿进行核对,对遗漏内容进行补充,对记录有误处加以修正。二是对人名、地名、机构名、事件名等专有名词逐一核实。对个别无法确定的专有名词,应根据录音记录,标注拼音。三是对记录文稿进行全面整理。在不影响记录真实性、完整性的前提下对文稿内容进行适当整合,确保记录体例的规范统一。会议记录经有关部门审批后,应及时归档留存。

[责任编辑:陆玺砚 丁琦]

 

扫描二维码,即可关注“CNU文秘圈”微信公众号,我们将为您推送更多新鲜资讯!