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准秘书学习重点之日常Tips

作者:秘书学系2017级吴静怡【原创】    来源:秘书学系    发布日期:2018-08-27 点击次数: 字号:【  

      开学之日一点点逼近,准秘书们有没有一丝丝紧张和激动?庞大的知识军团即将来袭,朋友们做好准备好要以什么样的姿态迎接了吗?编者认真思考,总结出几条诚挚的职场建议,供读者细细品味。对比过去不足之处,调整心态,面对新一年的征程。

  

  第一,听后重复一遍。这习惯看似简单,实则对于完成上级交代的任务,提高工作效率起到很重要的作用。重复一遍会完全展示你的理解和记忆,在你重复领导交代任务的同时,领导可以及时纠正你们理解不同的地方,补充你尚未理解的地方,甚至补充新任务,这可以有效的避免内容误解,提高你的工作效率。

  第二,为领导提供解决方法要有1-3个,提供数据时,必须只有1个。面对领导安排的工作,一定要提供PlanA、PlanB,这样既能帮助你思考周全,又能避免你的安排与领导的时间有所冲突,导致工作不能正常开展。在这基础上,如果你觉得单位某个制度、某个安排有问题,想给领导提建议,那么在建议的同时,你一定要给领导提供解决方案,要拿解决方案去告诉领导,你觉得哪里不合适,应该怎么做,有什么好处,且这时的解决方案也不宜单一,要给领导选择的空间。

  但当汇报信息涉及数据时,一定要先给领导一个准确答案。如果你跟领导说说的是,因为A,所以加上C就是568,但是又存在B,加上B就是698……但凡你的变化因素多一点或者领导手上的工作多一点,领导分分钟就会发怒,“要你来做什么的,这点数据都衡量不了!“所以汇报数据时,要先给领导一个大概稳定的数据,等领导心里有谱了,有什么特殊情况再汇报,这时领导心里正思考这个数据,也可以听进去你的特殊情况汇报,会觉得你办事靠谱,事情考虑的周全。

  第三,学习领导做事方法,学习公司数据章程。作为领导近身秘书,你应该是最熟悉领导工作方式的人,而他作为领导,必定有过人之处,这就是需要你在与他共事时了解和学习的地方。增进对他的了解,有利于你更好的配合他工作,提高你的工作效率。

  更重要的是,你将领导的优秀品质吸收转化的,对自己未来的职业道路也是很大的帮助。关于学习公司的数据章程,最好的状态是,经手你手上的数据文件,你都知道它的详情细节。如果是初入公司的菜鸟,公司做表格的习惯、打印的格式要求这些你从哪里知道,又如何避免不犯错?如果你认真对待经过你手的每一份文件,你会了解很多不同的细节数据,这些数据总会在一天你领导问起来时派上用场。

  第四,避免畏惧,保持沟通。不管是大领导还是其他领导,你一定要排除畏难情绪,及时沟通,面对一些问题,要敢于提出自己的想法和见解,当然要注意场合,不是所有的情况你都可以直接反驳或质疑领导的命令。

  同时,除了要及时和上级沟通,还要做好与业务相关部门和下级部门的沟通,处理好部门业务与直接下级和各职能部门的关系。当你掌握这一关系,对业务越了解,就越能明白事情的轻重缓急,使工作能达到你想要的效果,同时关系越好,你越能获得各种有益的信息,帮助你工作快速完成,获得直接上级的看重。

  

  无论你入职多久,都不要抱怨琐碎细小的工作,自认为有很高的能力,能胜任更为重要的任务。但其实,不先把眼下的工作做好,又如何能承担公司重任呢?不了解公司日常运行,又如何能管理他人、领导决策呢?重要的不是你做了什么,而是你在工作中形成了怎样良好的工作习惯。要养成认真,踏实的工作作风,学习用最快的时间接受新事物,掌握高效处理事情的技能,学会与人交流和自我提升。只有具备了以上的要素,才能成长为一个被人信任的工作的人,才能发挥秘书工作的真正意义,做到秘书英雄,为自己呐喊,寻找更高的职业发展。

  

 编辑:吴静怡

 策划:牟沁妙

 审核:牟沁妙 陈慧洁