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旧问题的新角度——信息化对秘书工作的影响

作者:秘书学系2017级吴静怡【原创】    来源:秘书学系    发布日期:2018-09-28 点击次数: 字号:【  

  21世纪是高度信息化的时代,随着“互联网+”的强势来袭,传统秘书职业受到冲击,促使秘书工作职能由辅助性转向参与性,由事务性转向智能性,由单一性转向复合性。那么在此情况下,秘书需要开始注意哪些问题,完善哪方面的知识呢?

  根据骆永华先生的定义,信息化代表了一种信息技术被高度应用,信息资源被高度共享,从而使得人的智能潜力以及社会物质资源潜力被充分发挥,个人行为、组织决策和社会运行趋于合理化的理想状态。同时信息化也是IT产业发展与IT在社会经济各部门扩散的基础之上的,不断运用IT改造传统的经济、社会结构从而通往如前所述的理想状态的一个持续的过程。

  日常作业、专业论文;信息统计、材料收集,信息技术已经融入我们的日常生活。首先,可以非常有效的提高办文效率。对比传统秘书把文件细节都登记清楚再发给领导的耽误时间,现在可以直接将文件扫描即可越过空间距离让领导先行批阅。其次,可以提高信息的准确度。需要大量计算的表格数据,可以直接填入Excle表格并用函数进行表格运算,最终结果即可呈现,准确率高还省时省力。

 

  那么信息化时代对于未来秘书的领域选择有怎样的影响呢?

  第一,自身更考虑工作本身对我们的吸引,而不过多拘泥于外部条件。

  社会环境复杂多变,有各种各样的领域和工作任你选择,受社会风俗、时空距离、个人条件等影响日益减小,甚至可以选择在家中上班,昼伏夜出,或做秘书团队公司而非一贯的固定私人秘书。

  第二,社会更注重人才软件操作方面的技能应用。

  软件技能操作已经是现在培养的重中之重,计算机等级考试是学生间考试的热门,做表做文件的格式和模板是不断学习和锻炼的方向。事实上,办公软件操作是哪行都避不开的重点,信息统计需要它、材料汇总需要它、绘图需要它、展示需要它,这已经成为最基础的办公技能。

  第三,社会更注重创新思维的培养锻炼。

  创新思维的锻炼可以增长个人知识,突破思维定式,是人才必备的素质技能。而信息化时代为人才的思维创新提供依托平台和基本保障。信息的创新应用,软件的开发日益成为社会的主流角度,虽然对人才要求高,但其对于社会整体的进步和长足发展是必不可少的关键。不要认为秘书工作仅是听从上级命令办文办事,与创新毫不相关,软件的创新使用,想法的突然萌发,没有一个能逃出创新的“魔爪”。

  

  作为成长在信息化时代的准秘书们,日常运用计算机自然不是什么难事,不过你真的认为只要会计算机软件使用就可以在信息化时代稳操职业胜券了嘛?以下有小编给大家的四点小建议。

  1. 全面搜集信息,提高分析概括能力。

  在信息时代的浪潮中,每天都翻滚着各种各样的信息。如何才能选取到合适的信息呢?这时,信息汇总和概括就很重要。要学会信息横向、纵向汇总,抓住信息多而杂的优势,由一点发散开来多方比较、提炼汇总,从而获得最想要的关键信息。

  以搜索“近视手术“为例,我们自动忽略掉百度广告,会发现搜到的信息主要为以下几类:近视手术是什么、哪种最好、都有什么体验等,这还只是一个搜索软件的一小部分,点开后往往还有长篇大论,除此之外,从谨慎角度出发,一般还要去寻找专业书籍、搜索知乎和询问周围朋友以增加可靠性,那么如何去伪存真,概括提炼,选择最适合自己的答案便是在这个大数据时代最重要的一环。

  2.注重数据统计和信息收集、留存。

  作为信息时代的一份子,每个人每天都会经手很多份文件。小编曾经看过一篇名为“我的助理辞职了”的推送,里面有一个案例对准秘书来说有重要启发:作者把过手信息建立表格,将总经理所有报销的数据按照时间,数额,消费场所,联系人,电话等等记录下来,以防止总经理临时需要,同时也在无意中了解了公司的运营信息,了解一些总经理没告诉但作为秘书需要知道的事情,帮助总经理更好的处理事务,渐渐作者在工作中了解更多公司运营事项,为升职添砖加瓦。小编认为这也是我们需要有的习惯和精神,包括重要文件的备份、打印等,不要想着有电脑手机就能万事大吉。

  3.注意信息保密。

  信息保密是信息化时代最令人头痛的问题。要养成个人的守秘意识,和守密习惯,不随意处置重要文件,不泄密、不传密,提高处理秘密文件能力,保持较高的保密意识。事实上作为秘书人员,不但应该“办公自动化”保密,也要通信保密和领导言论保密,一定不能因为小利或无意识而自毁前程。

  4.学会团队合作。

  信息化时代最重要的特征之一就是资源共享,这不仅指电子数据等信息,更重要的是脑力智慧资源。因此,在这个社会中,合作是非常重要的。要善于发现、利用他人长处,接受他人短处,发挥集体的最大效能。

  5.学习网站制作、AE等实用技能。

  网站制作、AE、PS,这么专业的东西准秘书为什么要会?现在无论去哪里面试,面试官常会问到一句话:会剪视频吗?会者往往自信开心,不会者常常垂头叹气。而不会的原因一般是什么?太难?不,一般不是,通常是没时间或者认为不必要。但现在是信息化时代,网页制作等方向前景广阔,人才需求量大,如果作为一名秘书你能兼会或者懂些门道,自不必对求职过于忧愁。

  

  

    编辑:吴静怡

    策划:牟沁妙

    审核:牟沁妙 陈慧洁