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你的现在,我的未来

——秘书人物访谈集萃(起)

作者:秘书学系2017级吕爽    来源:秘书学系    发布日期:2018-08-14 点击次数: 字号:【  

编者按

  在假期,2017级秘书学系的小同学们对各个行业的秘书人物进行了系列访谈。通过真实地接触,同学们对秘书这个职业有了更深的认识。我们将选取几篇优秀的访谈进行比较分析和归纳总结,希望大家都能从中有所收获。

  本系列文章将模拟访谈节目,分为“起”“承”“转”“合”四期,将几位同学和他们的访谈对象请上台,进行一场别开生面的访谈大会。

  

  

  

  主持人:亲爱的观众朋友们大家好,欢迎大家收看“教学科研”板块全新推出的访谈节目《你的现在,我的未来》。在假期,2017级秘书学系的同学们对各个行业的秘书人物进行了系列访谈。本期节目我们很荣幸邀请到了4位同学,将在这里进行现场访谈。他们将会把自己的访谈经历分享给大家,希望在场的朋友们都能有所收获。

  

  

  主持人:首先让我们有请第一位同学——小吕

  小吕您好,可以和我们分享一下您在访谈准备阶段的想法吗?

  小吕:可以的。由于从小受家庭教育的影响,我一直以来就特别向往做一个政府人员,所以也一直有着考公务员的想法。而自从我学习了秘书学,我树立的目标之一是成为一名政府办公室的秘书人员,辅助领导进行办公。

  在我的印象当中,办公室秘书人员是一个非常全能的角色。但是关于他们的具体工作内容我并没有一个清晰的概念。这次,正好借访谈的机会,我采访了一些所能接触到的政府办公室的秘书人员,从中了解了许多之前不明白的事情。

  主持人:因为向往所以积极探索,看来您是非常有目的性地寻找访谈对象。您是通过什么样的渠道进行接触的,这个方便透露吗?

  小吕:我是很荣幸得到了到政府某部门见习的机会,在工作之余,就会向那里的前辈们取经。在这个过程中,我发现理论和实践真的是有差距的。就比如说我们出一篇信息,有些地方可能会存在“缺少主语”的语病,但是加上主语又会显得啰嗦。这些事情确实是在课本中学习不到的。

  主持人:“纸上得来终觉浅,绝知此事要躬行。”亲身体验确实是了解一个行业的最直观而且最深入的方式,那您刚刚提到了“了解了许多之前不明白的事情”,这个方便和我们分享一些具体的收获吗?

  小吕:就比如说,我一直以来称为政府办公室的机构其实有些以偏概全。所谓的政府,更确切的来说应该等同于狭义的行政系统,与立法、司法相并列。其中包括党委、人大、政府和政协四大班子。所以有政府办公室,也有党委办公室。而且,每个部门下面又会有自己的办公室人员。所以经过我自己的初步了解,我认为与其说秘书是一种职业,不如说秘书是一种角色——辅助人员。

  主持人:“与其说秘书是一种职业,不如说秘书是一种角色”,您这个观点一语中的。从古代的幕僚到现代的秘书,名称在改变,工作内容在改变,但是辅助人员的身份从未改变。

  感谢小吕带来的分享。

  

  

  

  主持人:下面我们有请第二位同学——小宋

  小宋您好,关于您与您推荐的访谈对象之间的奇妙缘分,和我们分享一下吧。

  小宋:确实是一段挺奇妙的缘分。一开始,老师为了让我们更好地了解和学习秘书学专业,引导我们寻找身边的一位秘书前辈做一次访谈,这可让我犯难了:我身边既没有做秘书工作的前辈,我也不懂如何访谈,要怎样完成这个作业呢?

  所幸,老师在随后的一次课堂上给我们讲了有关访谈的基本知识;同时,老师还给我们介绍了六人定律。在六人定律的启发下,我想到了我的一位亲戚L,抱着尝试的想法,我于四月中旬和L讲了我的作业要求,询问他是否能给我推荐一位秘书前辈。让我高兴的是,L欣然答应了我的请求。五月中旬,L终于给我推荐了G前辈的微信名片,前辈是北京市某高科技企业集团行政管理部门的一名秘书。道谢之后,我马上向G前辈发送了微信好友申请。

  申请通过后,我首先向G前辈进行了一个简单的自我介绍,并解释了我的访谈请求。没等多久,G前辈回应了我的访谈邀请,但是因为她当天工作较忙,所以我们当时并没有确定访谈的细节。

  确定了G前辈为访谈对象,我开始着手准备。得知了G前辈的公司后,我到网上查阅了一些公司的相关信息,了解到该公司是一家非常优秀的上市公司,拥有很多优秀员工。为了能充分利用和G前辈交流的宝贵机会,我参考老师在课堂上讲的一些访谈知识,准备了几个问题,等待G前辈结束忙碌的工作后商定访谈细节。

  第二天下午,G前辈主动和我沟通。原本我想,G前辈工作繁忙,可能在微信上接受我的访谈更方便省时;但让我意外的是,G前辈主动邀请我下周前往她所在的公司参观,并提出带我了解一下她的工作环境和工作内容的建议。表示感谢后,我和G前辈商讨访谈的具体时间。我原以为周末是一个很空闲的时间,没想到G前辈周末都已有安排。最后我们确定周五下午这个时间段。到了约定的日子,我就准时来到了G前辈的公司,在那里进行了访谈。

  主持人:通过“六人定律”寻找到了访谈对象,这确实是一个很巧妙的方式。我想把这种方式推荐给所有同学,即使自己身边没有合适的人选,也要勇敢尝试利用自己的人脉,扩大自己的圈子。

  既然您是直接到G前辈的公司,那您有什么亲身感受吗?

  小宋:有非常直观的感受。那天我到了前辈公司,恰好前辈回复我有些急事要处理,让我在大厅右侧的沙发区等候。我看着大厅里来来往往的人员,大多穿着利落干练的职业装,步履匆忙;置身于这样的环境,我才真正感受到和校园里不同的职场氛围。

  大约过去十五分钟,G前辈从电梯里走出来。她穿着一身职业套装,看见了我就远远地冲我招手。当我走到她身旁问好时,她已经按好了电梯,偏头对我点头一笑,接着她对我说道:“我们先去五楼,带你参观一下。”

  电梯到了五楼,首先看到的是G前辈公司的介绍牌,整个五楼由回形走廊构成,走廊上都陈列着有关公司历史和产品的物件。在灯光的烘托下,我仿佛走进了一家博物馆;如果说,以前我单纯觉得公司大楼就是办公场所,那么现在我刷新了认知,原来大公司对于企业文化的建设非常在意。

  主持人:没错,这可能来源于企业文化的重要性。不仅是您所看到的对公司历史和产品的展示,企业文化也包括价值观、英雄人物和文化仪式等等。企业文化的本质是通过企业制度的严格执行衍生而成,制度上的强制或激励最终促成使群体产生某一行为自觉,这一群体的行为自觉便组成了企业文化。因此我们说企业文化是企业生存、竞争和发展的灵魂,是推动企业发展的不竭动力。

  非常感谢小宋的分享。

  

  

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  欢迎大家回到“教学科研”板块全新推出的访谈节目《你的现在,我的未来》。我们精彩继续——

  

  

  

  主持人:下面我们有请第三位同学——小夏

  小夏您好,可以先和我们分享一些前期准备的过程吗?

  小夏:好的。因为我比较关注秘书的未来升迁发展,所以选择了现任管理层级的采访对象。其次,除了像大城市如北京的秘书发展情况,我也想了解小城市目前的发展形势,正好我家乡同学的爸爸是从秘书转型过来的某局副局长,深入接触过秘书这项工作,既有实战经验又有站得越高看得更远。因此我通过微信联系到他,进行了一系列的交流,从中收获一些启发。

  主持人:您是比较关注秘书的发展前景,看得出来您是个非常上进的人。据我们所知,秘书学系的就业率在文学院是名列前茅的,但是您对前景的展望会不会还是对我们专业存在一些担心?

  小夏:说实话,我经常性地陷入恐慌之中。我明白秘书学的就业率还是很高的,但是会存在一些顾虑——害怕考研时相对别人更大的压力,害怕就业时没有优势的尴尬。我身边也有家长吐槽过“而你的专业,放假最早,没有对应的研究生,又是才升的本科,我真的很担心你的就业问题。”但我觉得就像是文化自信,我们也应该有我们的专业自信,很多时候我跟别人解释秘书这个专业其实并不是他们想象的那样,但即便我讲得再怎么吸引人,听者也只是礼貌的附和,那就不用浪费口舌告诉你我想要的,我做给你看。

  主持人:没错,既然选择了这个专业,就用行动证明,我可以做得很好。既然您期待走的更远,那您对于自己现在的学习生活有了什么规划了吗?

  小夏:有了一些想法。首先,秘书看似是属于文科性质的职业,但是它对逻辑思维也有很高的要求,所以在这一块,一般来讲,男性较女性更具有优势,理科较文科更具有优势。说白了,无论做什么,严密的逻辑思维能力都必不可少,高中生读理的我有时候觉得自己的逻辑能力还不如文科生,亟待加强。

  第二点,在访谈过程中,我发现“综合”这个词使用频率非常高,可见秘书是需要很强的综合素质的,所以秘书不应该闲,它应该是最忙的。它培养出的人才也不应该是底层的,而应当是最不可替代的。针对这点看法,我希望我们学得广泛而深入。

  第三点,培养真才实学和真知实干才是所有师生要关注的点,所以现在在学校的我们应该熟谙岗位要求,经过学校强制性的培养搭配严格的考核机制,我们专业的学生毕业以后才会有优势。

  第四点,我家乡的这位副局长很强调理论,尤其是政治理论,这跟政府的性质有很大的关系,同时重视文字运用创新能力,我们专业对于最基本的文字功底却没有足够的训练。这是我认为还可以加强的地方。

  主持人:感谢小夏的分享,这确实都是我们在校学习时应当注意到的,也是为日后向更高位置进军奠基。将以上的想法与大家共勉。

  

  

  

  主持人:下面我们欢迎第四位同学——小赵

  小赵您好,关于您和您访谈的这位前辈之间的故事,可以和我们分享一下吗?

  小赵:可以呀。我是在17级文秘 4 班举办的一场有关“未来职业规划”的讲座上认识于老师的。于老师是咱们首都师范大学文学院秘书系校外导师,曾任职于中国惠普有限责任公司、腾讯公司等知名企业,从事秘书相关工作已经有二十余年。在讲座中,于老师丰富的人生经历和工作经历令我钦佩,我想进一步地向于老师请教一些问题。于是,我当天向班主任老师要来了于老师的微信,之后都是通过微信进行联系的。后来向于老师说明我的访谈意图,于老师很爽快地答应了我的请求。至此,我的访谈对象正式确立下来。

  在确定了于老师作为我的访谈对象后,考虑到老师的私人行程,我随即向老师提供了两个时间段,请老师根据自己的行程安排选择这次的访谈时间,于老师也很快回复了我。

  确定了访谈时间后,我询问于老师关于访谈地点的意见。开始老师并没有直接指出一个特定的地点,而是先问了我一般周末的出行情况,然后提了几点选择访谈地点的小意见,让我自行选择。后来,我询问了郑丽芬老师于老师家的大致地点。我根据我的位置和于老师的位置选择了两个访谈地点,随后发给于老师请老师决定最终的访谈地点。最后于老师选择了一个对我和老师而言都相对方便的地点——角门东地铁站附近的银泰百货大红门店 F1 层的星巴克。

  考虑到星巴克的生意火爆,人流量大,位置可能不够的情况,我提前两个小时到达了指定的地点并且选择了一个相对安静的、刚好两个人坐的小角落。到 12 时的时候,我向于老师发送了我在星巴克的具体位置并向老师解释了到达这个位置的具体路线。然后,考虑到这是第一次与老师的单独会面,我便向老师说明了我自己的衣着特征,方便老师找到我。这就是我们之间的故事。

  主持人:看得出来您是一个心思特别细腻的人,无论是时间还是地点都考虑的很全面。

  小赵:谢谢您,可能是我比较担心出错,所以准备得十分小心。当时于老师似乎也感觉出了我的格外谨慎,随后说的一段话让我我稍微放松了下来。她说:“你千万不要这么想,你的确很谨慎。可能你不是北京孩子,从自己的家乡来考到北京,因为人生地不熟,所以就会很谨慎。包括你问我到什么地方见面,我说你自己看然后你可以问问北京的孩子,然后再自己找。其实这就是等于一个像作业一样,你要选一个地方来作为见面的场所,未来你还会遇到很多这样的情况。比如:老板会说‘给我定个吃饭的地儿。’‘你给我定个开会的地方吧。’那你要定哪里呢?很多时候老板他不会告诉你具体的地方,也有老板指定一个地方的但很少,更多的时候还是看你会不会找到这么一个地方。

  “这也是做秘书工作的人需要具备的一个很重要的素养。我接触过很多的学生,跟他们交流的时候我都会有比较,看看他们是不是有这个潜质。不仅是做秘书,做任何事情一开始你跟人接触沟通的时候,你用什么样的方式,你怎么去表达,你如何想。我觉得你这点就还挺好的,你会提前问候我,提前到了会告诉我,路线怎么走,你穿什么样的衣服。所有的这些,其实坦白说都是特别好的一个素质。你千万别怕你又会做错什么东西。事情错了其实是很正常的,你要是真碰上了那种你错了他跟你发脾气的上司,其实也是正常的。你不用担心这些,自己总结教训,减少这种错误犯的频率就好。”

  主持人:通过您刚才的讲述,我们可以发现,于老师确实是一位人生导师一样的前辈,比如说她会鼓励你自己去尝试,她会通过这件事情引导你以后做事不要害怕出错。和这样的前辈交流确实是受益匪浅。

  小赵:是的。其实当时讲座的时候,我就很喜欢老师说的那句“不要胡思乱想,你们还年轻。”我现在就特别爱胡思乱想,有种杞人忧天的感觉,所以听了老师的讲座后,也开始慢慢改变这个毛病了。在我们后来的访谈中,于老师也提出要着眼当下。未来有很多的不可预见性,我们没办法做到一一预知,但是我们的确可以好好地处理自己手头上的事情。做好自己当下的事情也是对未来的一种准备。

  主持人:“不要胡思乱想,你们还年轻。”这可以说是于老师给所有年轻人的建议。我们还年轻,存在着无限的可能性。我们大可不必浪费时间在忧虑中,而是去做眼下的事。

  感谢小赵的分享。

  

  

  主持人:再次感谢刚才四位同学的分享。从同学们的准备过程可以看出来,这次其实不仅是在完成一项访谈作业,更是一次打破壁垒、接轨社会的机会。小吕同学和小夏同学以目标为导向,根据自己的未来规划选择相应的访谈对象;小彭同学、小宋同学和小赵同学则是积极利用自己的人脉关系,拓展了自己的交际面。以上同学的做法还有准备过程中的点滴收获都很值得大家借鉴。

  本期节目到这里就先告一段落了。下期节目我们将邀请秘书前辈们亲临现场,就同学们共同关心的问题进行现场访谈。希望大家准时守在在电视机前,精彩不容错过——

  

  

  (本期内容改编自17级秘书学系吕爽、宋竺芯、夏慧敏和赵璐四位同学的访谈记录。)

  

  

编辑:吕爽

策划:牟沁妙

审核:牟沁妙 陈慧洁