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你的现在,我的未来(二)

——秘书人物访谈集萃(承)

作者:2017级秘书学系彭斯琪    来源:秘书学系    发布日期:2018-08-20 点击次数: 字号:【  

编者按

  回顾上一期的内容,我们了解到几位同学认真周全的准备过程,在第二期节目中我们将邀请几位受访者来到节目现场,围绕秘书职业生涯方面的问题进行深入挖掘,对秘书工作的内容和特点入职要求、转型和升迁等问题展开讨论。那么,诸位业界精英会为我们带来怎样的精彩讲说呢——

  主持人:亲爱的观众朋友们,大家好,这里是“教学科研”板块全新访谈节目《你的现在,我的未来》第二期活动现场。从这一期开始,我们将面对面和各位受访者进行零距离交流,首先,让我们用热烈的掌声欢迎各位嘉宾们,他们是——A老师、B老师、C老师、D老师,他们分别是小吕同学、小宋同学、小夏同学和小赵同学的受访者。

  (嘉宾依次向大家致谢,掌声渐落)

  主持人:如果我们要了解某一职业,那首先得清楚这份工作的性质和工作内容。但理论的介绍往往与实际存在出入;由于工作环境的不同,每份工作的具体内容又是千差万别。所以我想请问各位老师,你们平常的工作都有哪些呢?

    A:我是在某部门办公室工作,每天要做的工作很杂,一是要做好本单位股室之间、本单位与各县直部门之间的沟通协调,要通过自己的工作消除领导之间可能出现的误解,打通部门之间的隔阂,搞好上下之间的衔接;二是要起草各项工作汇报、领导讲话、下发文件、活动总结等公文;三要做好本单位后勤保障工作,如来人接待、公车使用、办公用品采买、会务准备等;四是要定期组织本单位职工学习,五是对本单位工作进行宣传

 

  B我是某企业行政管理部门的一名秘书,部门里有很多员工,大约七八百号人吧,处理的事情是非常多的,管着我们整个公司的财政啊这些,大到几千万的器材购买,小到一颗螺丝钉,都是我们在负责。可以说,整个公司的吃喝拉撒,都是我们部门在管。我就是辅助我的领导,保证她能高效完成工作。她做的事情就是我的工作范围,我是她的专属秘书。

        我讲一下我每天的主要工作吧,首先我要提前来公司,为我的领导把文件分类整理好,放在她桌上,以便她能够一开始就投入到工作中。然后就要接收需要递交给领导的文件,并且按时去领导办公室把她处理好了的文件分发到相应的部门

  我们其他同事是早上八点半上班,我的领导一般提前到七点五十就到公司了,我需要比领导再提前十分钟的样子。作为秘书,有时候还需要为领导准备早餐,因为上班时间很早嘛。下午下班正常是六点钟,但是我因为要协助领导,我们领导经常加班,所以可能七八点再下班都有可能.  

  主持人:其实秘书是一个比较辛苦的工作, 加班出差也是家常便饭了,想必各位老师也是深有感受,大家能不能和我们分享一下各自的经历呢?

  C确实比较辛苦,几乎没有个人时间。我记得我有一次正在和很久没见面的老朋友吃饭,他刚刚从深圳回到岳阳,聊了没有十分钟,领导打电话给我,我只好回去工作,他第二天就走了,我当时真的觉得很难过,但又很无奈。基本上我是没有时间去和朋友出去散步、闲聊的,生活和工作没有办法划开,我吃饭都在想工作。可以这么说,我的时间不是我的,是领导的。

 

  B加班是肯定的。我之前也提过,其实我们同事下午下班正常是六点钟,但是因为领导的工作很多,我作为领导的秘书,当然不能自己先走,所以可能七八点再下班都有可能。有时候陪着领导参加宴会,甚至到十点钟才能下班。有时候回家就很晚了。我觉得加班这件事吧,很正常,你以后刚出来工作不要怕,都是年轻人,多拼一拼,挺好的。

 

  D我认为加班的问题就是看你自己的愿不愿意去做咯,还是我先说的,老板给你任你就做好了,能力经验长在你自己的身上,你又不吃亏

  主持人:秘书学专业是大学本科中一个比较年轻的专业,它也是和秘书职业比较对口的专业,不知大家对这个专业有什么看法?

  D你们这个专业我觉得他有很多的实操性,就是你们开始工作后,很多基础性的工作是容易上手的。我之前招了很多不是秘书专业出身的人,就比如是学语言的特别是英文的人比较多,他们来应聘秘书这个岗位,坦白说,英文只是工具,但是在实际工作中往往很多都是没有逻辑性的事情。但是你们今天学的这个,别管将来是不是要去做秘书的,做其他的事情比如去人力资源或者是运营部门或者是市场部,刚开始其实做的大部分事情都是打杂,实际的操作性很强,所以你们专业的操作性很好。所以你们不用担心学的东西和实际工作有差别,你看你们学完之后,写个邮件或者是组织个活动都是有流程意识的。

 

  A这个专业还是不错的,如果将来想做一名秘书的话,发展前景十分可观。学中文的人不一定能做好秘书。他指出,因为秘书的一项本职工作就是写材料,而学中文的人很容易写着写着就偏向文学性了,并不适用。因此学习文科的同学反而不如学理科的同学,一张白纸,在上面写写画画更容易。如果想要考研深造的话,我的建议是调整一下专业,因为对于研究生来说,所学习的内容还是应该选择偏向学术一些。但是我觉得啊,就是我建议你要是考公务员的话,就不要考研了。或者是你要是上了研究生再考公务员就没什么意义,因为你学历那么高其实还是做同样的工作。或者你要是考研的话,你可以考中央的公务员,在中央的话就是要求比较高,水涨船高嘛。但是我个人的想法可能还是选择一个,除非是那种比较高的职位,比如中央的公务员,像外交部之类的,它们这种都有学历的要求。但是这是一个门槛,进去了以后可能还不太一样,这个我们就不太清楚了。

 

  D就我个人来看啊,我还是觉得先工作比较好。我其实很不理解为什么有那么多的人都要去考研究生,又不是去为了专门研究某一个东西,只是想要拿那个文凭而已。我觉得还是在社会中学比较有价值。我带过很多的徒弟,很多都是工作之后再去学习考研究生,或者是出国的。他们都有了工作经验了,到时候直接去上 MBA 或者上什么,都发展得非常好。我个人不是很赞同这个专业毕业了去读研究生的,因为这个专业不是很学术型的专业,它是偏实际操作的。你可以先在社会积累一定的经验,然后再找个方向再去学。你们千万不要太把自己固定在这里了,不要看别人要考研那你们也要跟着考研。

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  欢迎回到“教学科研”全新板块《你的未来,我的现在》访谈节目现场,我们精彩继续——

  主持人:学历和能力是应聘一份职业的基础保障,那请问秘书入职还有什么要求吗?

  A在办公室工作,公文写作和沟通协调很重要,每项工作的开展都要写方案、总结、汇报等,如果写作能力不好,不能很好的宣传本单位工作,领导不能很好的了解本单位的工作。 办公室承担上传下达,沟通能力不好,会产生矛盾,有事还会影响工作。

 

  B首先是成绩,尤其是专业课,能反映你的专业能力和学习态度;然后是待人接物这些;还有,形象,秘书的形象就代表了你的老板,你的公司。

  秘书要服务领导,所以工作方面的技能自然不必多说,这是基础性的,这些都可以在工作中慢慢摸索锻炼,可以的。领导开会讲话如果需要提前起草发言稿,这个工作就是做秘书的了,所以文书写作的能力很重要;当然,也要看你的领导。比如,我的上司就是一位事无巨细的女领导,她能力很强,从来不需要准备发言稿。这只是最基本的。领导会比较看重秘书的人品道德,比如忠诚,认真,真诚,这些都很重要。做事踏实太基本了,很多人都可以;更多时候思维要活,逻辑要严密,这样做事才有条理,有创新,有整体。

  第三点就是人际交往能力,秘书上传下达,需要和领导,和同事保持良好的关系。比如我刚刚告诉你,我们部门有六七百位“弟兄”,都要我去打交道,并且保持融洽的关系,那这当然需要交际能力了。还有就是态度一定要和善,我们做秘书,要面对同事和客户,任何时候都要以温和的态度进行沟通交流。有一句话虽然不那么好,但是很生动——“见人说人话,见鬼说鬼话”。

 

  C秘书的专业技能也很重要,文字综合能力,写作的创新预见能力,全局的通盘考虑。还包括一些小技能,比如茶艺,领导一般都爱喝茶,接待来宾的时候也会喝茶。提高综合协调能力,文字综合能力。包括各种能力,做这个行业,基本上就是全能的,从某种意义上讲,会有一点费力不讨好,你做的事情有一些甚至连老板都没有遇见过,但是他们没有接触到,就会理所当然的觉得这有什么,多简单一件事你都办不好,所以,委屈是肯定的,但是得忍住,每一次忍耐都是对自己力量的积蓄。

 

  D学历肯定不会是我考虑的重点。不是说不存在这样的人,只是我个人不会这样。但是说实话,我以前也招过清华的和北大的人来做秘书,做的其实不是很好,他们心气儿太高,都不愿做那些事情,那他也就只好再去找别的事情呗,高不成低不就的很麻烦。现在绝对是能力比学历更重要。因为在未来,中国的职业化市场会规划起来,现在关系型比较强一点,谁跟谁好一点就可以上啊,这也是存在的。而能力也都是练出来的,这个不用太着急。只要态度认真,机会总会有的。

  主持人:很多人做秘书最终是为了不做秘书,也许做几年就转型了,或者一步步升迁当了领导,大家是如何认为的呢?

  A现在很多领导都是由秘书晋升的,因为作为一名秘书,既要有公文写作能力,又要有沟通协调能力、组织能力、决策能力等,和领导接触的比较多,领导能够直接全面的了解秘书的优点,被提拔的机会较多

 

  C秘书的升迁机会还是较大的,因为领导接触多,领导与秘书相互了解熟悉多。不要把秘书这个职业当作自己的全部,秘书就是一个你不用担很大的责任但却可以接触到很多大人物的岗位,所以在领导身边的时候,要谨慎,能帮的人尽量帮,为自己积攒人脉。

 

  D其实秘书工作是偏管理的工作,它要包括时间管理,项目管理等等很多的。我做了这么多年的秘书,我现在还可以去给别人做管理顾问呢。转岗率还是很高的,像我这样一直做秘书的其实很少。但是在秘书这个岗位上接触到的人很多,而且是各种各样的人。你要在工作中找到你对哪些事情是真正感兴趣的或者说你在做哪类事情的时候,你更顺手些。所以你要自己去发现,不要太纠结于现在所处的位置。人生就是一个不断发现自己的过程。

 

  主持人:非常感谢各位嘉宾的到来和精彩陈述,通过这一期的交流,我们可以看到秘书工作是一个实操性很强的职业,需要我们自身的实践和身体力行的感受,同时,无论是秘书学专业还是秘书岗位,发展前景都是十分可观的,我们更应坚定信心,在秘书之路上披荆斩棘。

  本期节目到这里就告一段落了,下期节目我们将对秘书人物生涯经验方面的问题进行探讨。希望大家准时守在电视机前,我们下期再见!

  (本期内容改编自17级秘书学系吕爽、宋竺芯、夏慧敏和赵璐四位同学的访谈记录。)

   

编辑:彭斯琪

策划:牟沁妙

审核:牟沁妙 陈慧洁