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你的现在,我的未来(三)

——秘书人物访谈集萃(转)

作者:2017级秘书学系彭斯琪    来源:秘书学系    发布日期:2018-08-28 点击次数: 字号:【  

编者按

  通过上一期的内容,我们对秘书这个职业特点有了整体的把握,在第三期节目中,各位前辈们将讲述他们各自具体而生动的秘书生涯故事,包括他们是如何走上秘书之路、对秘书工作的看法和心得以及对未来秘书的建议。

  主持人:亲爱的观众朋友们,大家好,这里是“教学科研”板块全新访谈节目《你的现在,我的未来》第三期节目,我们这一期的主题是“你不知道的秘书生涯故事”。首先,让我们用热烈的掌声欢迎各位嘉宾们,他们是——A老师、B老师、C老师、D老师,他们分别是小吕同学、小宋同学、小夏同学和小赵同学的受访者。

  主持人:人生的每一段经历都是一次修行,每一次相遇都是一种缘分。请问各位老师是如何与秘书工作结缘的呢?

 

  A:我是毕业后在职教当了一年老师才去考了公务员,因为当时是想在县城工作,在乡镇工作有很多不方便的地方,所以我就想更上一个层次。当时其实也没有想特别多,就上来了,在县城的话也有很多方便的地方。

  

  B我的专业和秘书几乎没什么关系,做秘书其实挺偶然的。我们公司是一个民营企业,并且比较特殊的是,不单独招收秘书。我现在这位领导的秘书因为某些家事离职,正是这个契机,人事部找到了我,领导问我愿不愿意到一位非常优秀的领导身边工作,我当时就回答说,只要领导需要,我都是可以的啊。也就是这样,我开始做秘书工作。

  

  C:我是因为兴趣爱好开始做秘书的,我喜欢秘书岗位,加上毕业后单位的安排,因为那个时候包分配嘛,有一点命运的安排,我自己也挺喜欢的。

  

  D:我的出身也并不是秘书专业的,那个时候没有那么多的选择,我的第一份工作是在旅行社里,就是要找份工作挣钱,要独立就要挣钱。 是后来才找的秘书工作,但无论是我当时做的临时工还是秘书,就是看别人在干嘛我就干嘛。我就是开始从洗烟缸、端茶倒水开始的,就是最基础的我能干什么我就干什么吧。

  主持人:各位老师都是从事秘书工作的资深前辈,对于秘书工作一定有着深刻的认识。老师们对于秘书工作有着怎样的评价,能否和大家分享一二呢?

 

  A:我在没做秘书工作之前,认为秘书工作很简单,无非是给领导送送文件,写写材料,接打电话。做上秘书工作后才知道,每项工作都马虎不得,比如简单的接个会议通知,你要问清会议时间、地点、主持人、要求谁参加,用不用单位汇报、能不能请假,如果要请假向谁请,还要记清来电电话号码、通知会议人员姓名等。

  

  B:秘书工作的确是非常锻炼人。要处理的事情很多,如果是去一个小公司,那事情就更杂了,什么都可能要管,不过在那种企业里,可能接触到的东西也有限,眼界可能就比较窄。工作嘛,还是希望在大公司里。还有一句话就是“秘书就是领导的一块砖,哪里需要哪里搬”,秘书就是要为领导服务

  

  C:做秘书可以培养好的工作方法,做事有条不紊。这可以说是秘书岗位让我获益最大的一部分了,因为秘书要处理很多各种各样的事情,能力会得到很快的提升,然后是可以培养理论业务水平,即作为秘书要提升的理论水平,包括哲学、政治、经济、文化和专业水平的知识。但是秘书的责任重大,容易出错。在一些比较重要的场合,一旦出现失误,事后老板会非常生气,女秘书被骂哭的屡见不鲜,所以,做秘书脸皮一定要厚,心态一定要好,细节越能体现出你的态度,简单的事情不会做也可能被同事嘲笑,但是一定要坚持住。熟能生巧,只要坚持不懈的学习和应用,就一定能胜任这份工作,甚至向更高的职位发展。

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  欢迎回到“教学科研”全新板块《你的未来,我的现在》访谈节目现场,我们精彩继续——

  主持人:我们的节目其实是提供一个互相交流的平台,各位老师不妨谈一谈你们在工作中总结的经验和心得,或者令你们感触最深的地方。

 

  A因为我是在政府工作,和公文接触比较多,那我就来讲一讲公文的写作思路吧。

  首先就是要有一个总结,俗称“盖帽”,就是说一开始第一段要总结一下子,用简短的几句话总结,让人家知道接下来要说的是什么事。总结完了,第一项是介绍基本情况。我这个具体是一件什么事,基本情况的概况是怎么样的。概况有了,第二个是就这件事,我采取了什么措施,有针对性的一二三点。第三个是通过我的措施取得了什么成效,达到了一个什么效果。跟以往比较,说明这个措施确实有效果。但是,现阶段,虽然我取得了一定的成效,但是还是存在什么样的问题,再列出一二三条。针对这些问题,下一步怎么整改、完善,最终计划达到一个什么样的效果。这是一个完整的思路。

  

  B我经常会陪我的领导出席一些会议和典礼,就和大家讲一下应酬时要注意的细节,大门所正对的那个位置,是主陪的位置,也就是宴请的主人坐那儿;与主人正对的那个位置,也就是副主陪,我领导坐主陪位置的话,我就是副主陪。我的任务就是招待好饭局上的客人,比如哪位客人的茶水见底了,我就要关注着,并让服务生续上。这些小事都由我来做,我要保证我的上司能把精力全部放在和客人谈话的内容上。

  大家可能也比较关心挡酒问题。因为我的领导是一个比较强势的人,饭局大多是她在主导,所以灌酒是不太多的。在我印象中,这两年的饭局,我很少有帮领导挡酒;不过这个最好练一练,万一你的领导需要呢!女孩子要学会保护自己,要学会说话,喝酒的时候把形式做好,比如就稍微解释一下,酒杯端起来轻轻抿一口,也不会有人非要为难你的。要懂得在不为难自己的前提下把事做好

  

  D秘书在判断老板安排的事情的时候,我们可能看不到这件事情背后的原因和所牵涉到的事物,就会导致不能理解老板的用意。老板会有自己的考量,但安排事情的时候一般都不会跟秘书解释,而我们只要去做就好了,其他的不用管。如果反复思考后,还是觉得老板安排的这件事情不合理,那就要及时的和老板沟通,把自己的想法说出来。他可能会解释为什么要安排做这件事情,然后我们再站在领导的角度上思考也许就是对的了。所以这就是要学会换位思考了。当然也许老板还是会和你说“你不用管了,你就这样做吧。出了事儿我担着。”如果是这样,那我们就放心去做吧。

  主持人:应届生去面试秘书岗位或是在工作中,各位老师有什么建议呢?

 

  C首先要表现自己严密的逻辑思维能力,因为秘书的事多,如果没有一定的逻辑思维能力,容易出现顾此失彼、精疲力竭的状况。其次是注意细节,细致与耐心也是秘书必备的素养,所以切记不要粗心大意,稍微的不小心就可能导致全局性的错误。

  

  D:对于应届生来说,在刚毕业的时候缺乏工作经验是很正常的。这个时候大家就要学会表达,自己有什么样的能力,就要诚实地告诉应聘方“我刚毕业工作经验很少,但是我有什么样的优势,我可以做什么等等”。最好的是,可以把大学四年做的那些比较重要的事情都提炼出来,自己的能力就可以很大程度上的体现在这些事情上。即便是在有些地方是有些差距的,那大家要告诉他们你怎么去缩短这个差距。应届生们一定要很坦诚地告诉应聘方你的优势,不用太躲避这些不足。

  太多的毕业生在进入单位后都习惯性地坐在办工作桌前等着。其实,我觉得一个很好的习惯就是早上提前一点点去上班,五分钟十分钟就好,别提前太早了,太早了会给人造成压力。到了之后把自己的事情先整理一下,疏通一下自己今天要干嘛。然后你就可以观察,因为不同的公司不同的企业,工作的状态是不同的,比如大部分人是什么时候来上班的,什么时候去吃饭的,你要学会去观察人。现在大家可以从班级开始练习观察同学老师。因为秘书未来做的工作主要是和人去打交道,我们要去服务和成就他人,观察是一定的做到并且做好的。对人的敏感度要高一点。

 

  主持人:非常感谢各位老师的精彩讲说,这一期节目到此已经临近尾声了,在聆听完一个个鲜活的秘书生涯故事后,我们得到的是满满的实战经验,是微观意义上的职场宝典。

  本期节目到这里便告一段落了,在下期节目,四位优秀的采访者将重返舞台,他们又会为我们带来怎样的惊喜呢?大家敬请期待,我们下期再见!

  (本期内容改编自17级秘书学系吕爽、宋竺芯、夏慧敏和赵璐四位同学的访谈记录。)

   

编辑:彭斯琪

策划:牟沁妙

审核:牟沁妙 陈慧洁