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你的现在,我的未来(四)

——秘书人物访谈集萃(合)

作者:秘书学系2017级吕爽    来源:秘书学系    发布日期:2018-08-30 点击次数: 字号:【  

编者按

  前三期内容分别向大家介绍了四位同学的前期准备过程以及四位老师职业生涯中的宝贵经验。本期,我们主要将针对秘书工作中最核心的“办文、办会、办事”三方面内容进行分享。

  

  

  

  主持人:观众朋友们大家好,新一期的《你的现在,我的未来》与大家如约相见。前三期节目中,四位同学与大家分享了自己的访谈准备过程和收获,四位老师也将宝贵的职业生涯经验倾囊相授。本期节目中,我们将继续邀请四位老师来到节目现场,就秘书工作中最核心的“办文、办会、办事”三方面的内容进行分享。本期节目干货满满,前方知识点密集,别忘了打开小本本记笔记哦——

  首先让我们用热烈的掌声有请四位老师,他们分别是——A老师、B老师、C老师、D老师,他们分别是小吕同学、小宋同学、小夏同学和小赵同学的受访者。(四位老师入座,节目正式开始)

  

 

  

  

  主持人:四位老师好,首先关于“办文”方面的具体事项,能给我们一些指导吗?

  

  A:我作为县委人员,就我们基层政府方面说一下。我们一般写公文,主要分对上的汇报类和对下的安排类两种。

  我主要写工作汇报,都是一些比较流程化的步骤。首先要有一个总结,每篇公文都有一定的背景,你要根据具体的事情去总结。其次是主体部分。第一项介绍基本情况;第二项介绍具体措施;第三项介绍成效,此处可以跟以往比较,说明这个措施确实有效果;第四项要反思,指出仍然存在的问题,并针对这些问题,提出完善方案并且预估结果。

  对下安排工作的讲话稿主要就是提出一些具体的要求,针对某问题如何实施。但是我们不常写讲话稿,单位的的讲话稿(其实基本都是领导的)一般都是由办公室负责。一个单位有许多部门,就像我们一个部门也会有很多科室,需要综合的信息。因此每个科室交一份关于自己这方面的完整的讲话稿,再由办公室综合到一起。

  

  C:政府这方面,我想重点提醒大家注意的是政治理论,这与政府的性质有很大的关系。另外,还要重视文字综合能力写作的创新预见能力还有全局的通盘考虑

  

  A:是的。如果想向政府方面发展的话,我建议大家多到网上去找一些新闻,看一些社会热点,多接触一些社会上的东西。这样对考公务员也有帮助。

  

  主持人:非常感谢两位老师的分享,两位老师给我们上了一堂别开生面的公文写作课程。17级的同学们下学期会开设《公文写作》这门课程,大家可以结合两位老师的经验,总结适合自己的方法。

  

  

  

  

  主持人:接下来我们来聊聊“办会”,这一方面可能是大家最陌生的,请问四位老师有什么比较好的指导建议吗?

  

  A:在我们单位,主要由办公室来组织。比如县长的会议就是政府办来负责。政府办安排开会时间地点,会议组织安排到相应的主管副县长,他的秘书负责打电话通知相应科室准备一些前期资料,还有联系会议室交代都有什么领导参加,他们之间进行沟通。专门有负责会务这方面的人员,他们负责维持会议现场。

  

  D:就我们企业来说,组织活动、找场地、发通知、报名等所有事情,这都是常见的,一般的我们组织活动都有相应的流程

  但是这里我想和大家分享一个例子:有一次老板让我组织一次跟客户的高尔夫球比赛,但是高尔夫球比赛和上面所说的一般的活动组织不一样,比如怎么打高尔夫,比赛是什么样的规则,还有高尔夫比赛中一些专业名词是什么意思等等。我第一次接触这个事情,我得学习,要去找资料。你要很明白这件事情,每个细节你都要清楚,这就是组织好活动的很重要的一个因素。

  我讲这个例子就是想说明,不是所有的东西我都会,我也需要不断地学习新知识。未来还有很多的东西等着你们学习,所以你们不用太紧张,比如说不了解办会的这些事。把自己手头上的事情快速并且准确地做好后,再慢慢去学习其他的新的东西就行了,然后找各种机会去练习。

  

  主持人:感谢两位老师的指导。A老师从政府的角度介绍了会议筹备过程,其中秘书所做的工作仍然是协调沟通。D老师既从企业方面提到了办活动会有固定的流程,也为同学们提出了当下的指导意见——把自己手头上的事情快速并且准确地做好后,再慢慢去学习其他的新的东西,然后找各种机会去练习。其实在我们平时有许多组织会议的机会,从班级到社团,我们要把握每一次来锻炼自己。纸上得来终觉浅,绝知此事要躬行。

  

  

  

  

  主持人:接下来我们聊一聊关于“办事”的那些事。这个话题范围很大,四位老师有怎样的见解和我们分享呢?

  

  B:最基本的是做事踏实。更多时候思维要活,逻辑要严密,这样做事才有条理,有创新,有整体。像这样的逻辑思维需要在以后的学习中要多注意培养,比如可以做做数学证明题。

  还有就是注意人际交往。秘书上传下达,需要和领导,和同事保持良好的关系。另外,态度一定要和善,我们做秘书,要面对同事和客户,任何时候都要以温和的态度进行沟通交流。有一句话虽然不那么好,但是很生动——“见人说人话,见鬼说鬼话”。

  

  C:我想和大家分享的一点是要全面掌握领导的生活习惯。家人和好朋友的电话号码、他的作风习惯、兴趣爱好都是你要掌握的东西。察言观色是基本的情商要求,老板身体的任何一个细节都不要放过,很可能在暗示你。有些领导说话是很有艺术的,你要能听懂,这需要训练,自己得随机应变。这些习惯也是要时时注意并更新的。我会随身带本子和笔,领导交代的事就不用因为记不住产生不必要的麻烦了。我的包里也会随时携带适量现金、领导名片、烟、打火机、醒酒药等领导可能会用到的东西,还有备份,这个非常重要,比如讲话的稿子,也是领导一份,我这再准备一份,以防万一。

  你每天绞尽脑汁要做的事就是怎么让领导更轻松、省事。比如他明天要去拜访某一个领导,我会在心里想象他整个访客的过程,准备好所有可能会用到的东西,询问最好的路线,尽量保证整个过程不会出现意外。只是一个按部就班的过程,这样提前想好,到了明天,你就会省很多事,领导也会觉得很舒服。做秘书的,领导随时会向你发问,你的头脑时刻都要保持清醒,尽量掌握详细的信息,对于很多细节你都要了如指掌,这就非常考验记忆。

  还有一点,我自己的事情很少问领导要怎么做,我问前任秘书和自己上网查多一点,不要动不动就去敲领导的门,领导也很忙,你是要去分担,不是去增加负担。

  

  D:要做到“眼里有活儿”。比如我刚到单位的时候,看见人家做我就帮人家一下,人家不愿意做的我就去做。我做的这些都是一些小活儿,但是往往小活儿是很有价值的,你在做这些小活儿的时候很容易和别人建立起一些信任感。还有你在做这些小活儿的时候,别人会看见你做事的一个态度,态度是很重要的。

  近几年我碰到的类似你们的一些毕业生,太多的毕业生在进入单位后都习惯性地坐在办工作桌前等着。其实,我觉得一个很好的习惯就是早上提前一点点去上班,提前五分钟十分钟就好,别提前太早了,太早了会给人造成压力。到了之后把自己的事情先整理一下, 疏通一下自己今天要干嘛。然后你就可以观察,因为不同的公司不同的企业,工作的状态是不同的,比如大部分人是什么时候来上班的, 什么时候去吃饭的,你要学会去观察人。你要练习的话,可以从班级里面,练习观察同学老师。因为你未来做的工作主要是和人去打交道, 所以观察是很重要的。你要去服务和成就他人,观察是一定的做到并且做好的。对人的敏感度要高一点儿,这个是很重要的。我自己对人的敏感度是很高的。我看人做事的一些小习惯就大概可以知道你这个人大概是一个什么样的人。

  

  主持人:谢谢三位老师刚刚的分享。或许每个人做事的方式都不同,但是踏实是基本,态度要端正,人际关系更是重中之重。希望大家都能把自己的所做的每一件事做到尽善尽美,为日后的发展奠基。

  

  

  主持人:节目的最后,请四位老师分别对大家提一点建议。

  

  A:如果大家还不明确自己想要做什么,可以多去尝试,比如今年在政府部门体验一下,明年可以在企业体会一下,你还可以去找个学校去实习一下。最后你才能感受到自己是觉得在家里好还是在外面好,你是当老师好还是考公务员好,还是在企业上班好。

  

  B:俗话说“士为知己者死,女为悦己者容”,温柔和美丽是女性的某种特质,在哪一个时代都是一样的。所以女孩子们要学会装饰打扮自己,把最美的一面展示出来。毕竟,秘书的形象就代表了你的老板,你的公司。

  

  C:做秘书脸皮一定要厚,心态一定要好,细节越能体现出你的态度,简单的事情不会做也可能被同事嘲笑,但是一定要坚持住。熟能生巧,只要坚持不懈的学习和应用,你就一定能胜任这份工作,甚至向更高的职位发展。

  

  D:我希望大家都能定下心来,把现在老师交代的事情都做了,千万别坐在椅子上想着:未来四年我该干嘛?即使是我们现在讨论的一些问题,我给的回答是我那个年代有的,这个时代可能很少存在了。时代不同了,很多的东西也就不同了,也许四年之后,你在找工作的时候,很多东西又和现在不太一样了。也就是说, 我的回答是我的经历,而不是这个问题的标准答案。我在听到大家的问题时,感到的大多都是对未来的迷茫,担心四年之后要怎么办呢。其实,不用太担心的,时代在变你们也会变的。

  

  主持人:再次感谢四位老师的宝贵分享,也感谢所有同学的参与。“教学科研”板块的系列节目《你的现在,我的未来》到此就告一段落了,希望同学们都能从中有所收获。

  

  (本期内容改编自17级秘书学系吕爽、宋竺芯、夏慧敏和赵璐四位同学的访谈记录。)

  

编辑:吕爽

策划:牟沁妙

审核:牟沁妙 陈慧洁